Comment choisir un logiciel de gestion d’entrepôt ?

Les entrepôts comptent parmi les éléments les plus importants en logistique. C’est sur eux que reposent les différents flux de marchandises. Leur organisation constitue un enjeu stratégique pour la supply chain. Entre le suivi des stocks, les flux entrants et sortants, la coordination des ressources humaines et matérielles, la gestion d’entrepôt devient un levier déterminant pour la compétitivité des entreprises.

Si beaucoup d’entre elles continuent à utiliser des méthodes manuelles ou des solution inadaptées, la problématique a évolué et ces méthodes chronophages, sources d’erreurs potentielles, finissent par affaiblir la rentabilité de ces mêmes entreprises. Les logiciels de gestion d’entrepôt, comme les WMS ou YMS, émergent désormais pour sécuriser, automatiser et optimiser les opérations logistiques. Si vous ne savez pas encore de quoi ces systèmes sont capables, on vous dit tout dans cet article.

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion d’entrepôt ?

Les défis d’une gestion manuelle

Gérer un entrepôt sans logiciel adapté, tel un WMS ou WCS, c’est prendre le risque de faire fausse route, avec de sérieux problèmes. Les erreurs humaines arrivent fréquemment. On parle ici d’un mauvais comptage des stocks, d’oublis dans la mise à jour ou d’un mauvais adressage dans les emplacements. Ces manquements empêchent une bonne visibilité sur l’état réel des stocks. L’entreprise finit par être pénalisée car elle ne peut pas anticiper les ruptures ou les surstocks.

Il devient aussi difficile d’optimiser les flux entrants et sortants face à la complexité des opérations logistiques. Et l’absence de KPI limite l’acuité des tableaux de bord, empêchant de ce fait les gestionnaires de prendre des décisions éclairées quant à l’efficacité de leur entrepôt.

L’apport des logiciels : automatisation et optimisation

Les logiciels de gestion d’entrepôt comme les logiciels WMS par exemple, transforment radicalement la façon de travailler. Grâce à l’automatisation des systèmes, il y a moins d’erreurs, les stocks sont mis à jour en temps réel, le traitement des informations est plus sûr et archivé.

Les entreprises qui continuent à utiliser les anciennes méthodes de gestion d’entrepôt sont notamment confrontées à :

• Un important risque d’erreurs,
• Un manque de visibilité sur l’activité,
• Une perte d’efficacité dans les processus,
• Un manque d’agilité dans la réponse aux clients,
• La complexité des opérations logistiques,
• Une rentabilité amoindrie.

Alors que l’utilisation d’un logiciel de gestion d’entrepôt leur permettrait de :

• Gagner en efficacité,
• Améliorer la productivité,
• Gérer les flux de façon plus fluide,
• Augmenter la traçabilité des marchandises,
• Planifier les commandes,
• Appliquer des processus plus adaptés,
• Affecter les ressources au bon endroit, au bon moment,
• Obtenir une meilleure visibilité sur l’activité et les niveaux de stock,
• Anticiper les besoins,
• Décider avec des informations exhaustives,
• Maîtriser la gestion documentaire,
• Automatiser des tâches répétitives.

Les principaux types de logiciels pour gérer un entrepôt

Les WMS (Warehouse Management System)

Le WMS est spécifiquement dédié à l’activité des entrepôts. C'est un logiciel puissant, capable de gérer les emplacements dans les racks, adresser correctement les marchandises entrantes, définir la préparation des commandes, tracer tous les flux et gérer toute la documentation qui accompagne le fret. Les systèmes WMS comprennent de nombreuses fonctionnalités, qui en font le pilier des entrepôts les mieux organisés et les plus rentables.

Les YMS (Yard Management System)

Les logiciels YMS s’intéressent aux flux de véhicules sur les sites. Depuis l’arrivée des camions jusqu’à leur départ, les YMS traitent les protocoles de sécurité, les prises de rendez-vous, les attributions des quais, les zones de transit et les aires de circulation.

Les WCS (Warehouse Control System)

Les WCS sont des logiciels qui supervisent et pilotent les installations automatisées des entrepôts telles que les convoyeurs, les robots de picking ou les systèmes de tri. Ils fonctionnent souvent en corrélation avec les WMS.

Les ERP (Enterprise Resource Planning)

L'ERP est un système de gestion intégré qui centralise toutes les informations circulant dans l’entreprise, y compris celles de la logistique. Les ERP équipés d’un module WMS aident à la planification et permettent d’unifier la gestion de l’entrepôt avec les autres services de l’entreprise comme la comptabilité, le service commercial ou les achats de produits.

Shiptidock : la prise de RDV en entrepôt

Shiptidock est notre outil dédié à la gestion des quais et des créneaux de chargement et déchargement de commandes. Il permet d'améliorer la fluidité des opérations d’expédition et de réception, en optimisant la répartition des ressources et en réduisant les temps d’attente des transporteurs. Résultat ? Les quais gagnent en fluidité au quotidien, les équipes sont plus efficaces et tout est calibré d'une main de maître. 

Comment choisir le bon logiciel pour gérer son entrepôt ?

Définir ses besoins et priorités

Si vous décidez de gérer votre entrepôt avec un logiciel de gestion spécifique, tel un WMS, ERP ou WCS, vous allez vous poser les bonnes questions, en commençant par définir quels sont vos besoins et vos priorités. La taille de l’entrepôt constitue déjà un bon point de départ, tout comme la cadence des flux de marchandises. Selon les volumes de commandes brassés et la rotation des stocks, vous pourrez vous orienter vers un WMS simple dans le cas de flux modérés.

Mais si vous équipez un entrepôt de grande envergure, voire un hub logistique, ou si vous envisagez de vous développer, alors une solution avancée avec un ERP intégrant au moins un WMS pourrait vous convenir. Par exemple, si vous recevez beaucoup de camions, vous pourriez ajouter un YMS. Si vous utilisez des équipements automatisés, ajoutez un système WCS. La question des coûts va se poser aussi, mais pensez au gain de productivité et de rentabilité amené par ces logiciels.

Vérifier l’intégration avec les autres systèmes

L’une des contraintes principales est de garantir l’interopérabilité entre chaque système que vous voudrez connecter. Votre nouveau logiciel de gestion d’entrepôt devra s’intégrer facilement aux autres solutions déjà en place dans l’entreprise comme, par exemple, un ERP ou un TMS (Transport Management System). Par exemple, Shiptidock peut se connecter à tous les types de logiciels existants, comme le WMS, WCS, etc. 

Analyser l’ergonomie et l’accompagnement

Lors de votre choix de logiciel, vous pourrez également considérer son ergonomie, c’est -à-dire sa facilité d’utilisation. Est-ce que ce WMS est intuitif ? Est-ce que vos équipes prendront en main facilement le système ? Est-ce qu’il y a une hot line, une assistance ? L’accompagnement par l’éditeur du logiciel est tout aussi important que les fonctionnalités.

Ces points sont à prendre en compte car ces aspects techniques peuvent, par exemple, réduire les temps de formation, diminuer les risques d’erreurs, affiner le calibrage, etc. L’essentiel reste d’assurer une transition fluide vers la nouvelle solution.

Prendre en compte l’évolutivité et le coût

Il est important que le WMS, ERP ou YMS choisi soit évolutif, c’est-à-dire capable de s’adapter à la croissance de l’entreprise. Un logiciel en mode SaaS sera hébergé dans le cloud et proposera un abonnement, en échange de mises à jour régulières et d’une meilleure évolutivité.

Les solutions on-premise, installées sur les serveurs de l’entreprise, offrent un peu moins de flexibilité mais garantissent un accès permanent. Vous devrez évaluer votre coût global (TCO), en intégrant non seulement les coûts d’acquisition ou l’abonnement, mais aussi les frais liés à l’installation, la formation et la maintenance.

Les erreurs à éviter

Afin de ne pas commettre d’erreurs en choisissant votre logiciel de gestion d’entrepôt, vous veillerez aux écueils suivants :

• Un logiciel trop complexe pour les besoins réels de l’entreprise, entraînant une sous-utilisation des fonctionnalités et un surcoût injustifié.
• Ne pas vérifier la compatibilité avec les autres systèmes déjà présents et induire des problèmes d’intégration et de synchronisation des données.
• Sous estimer les coûts cachés (formation, maintenance) et mal calculer son TCO.

L’exemple de Shiptidock : une solution au service de la gestion des quais

Si le WMS gère l'intérieur de l'entrepôt, Shiptidock s'occupe de ses quais. En effet, notre solution se consacre exclusivement à l’optimisation des opérations des quais. Il digitalise la gestion des créneaux de chargement et de déchargement de commandes afin d’améliorer la fluidité des flux logistiques et de réduire les temps d’attente des conducteurs.

Notre logiciel organise les rendez-vous d’arrivages et d’expéditions, cadence les rotations des véhicules sur votre site, sécurise le fret des produits. Les transporteurs accèdent directement au planning en ligne et réservent les créneaux comme ils le souhaitent. Les temps d’attente seront réduits, et les transporteurs ne pourront plus vous réclamer d’indemnités pour immobilisation des véhicules.

Grâce à une interface intuitive et une connexion simplifiée avec d’autres logiciels comme les WMS, ERP ou WCS, Shiptidock contribue directement à l’amélioration de la performance globale de l’entrepôt.

Quoi de mieux qu'une courte vidéo pour présenter les grandes lignes de notre solution dédiée aux quais ? 👇

Vous l’aurez compris, adopter un logiciel de gestion d’entrepôt procure un atout considérable pour améliorer l’efficacité logistique et répondre aux exigences croissantes du marché. Il existe différents types de solutions numériques, allant du WMS au YMS, en passant par les ERP et les outils spécialisés comme Shiptidock. Faire le bon choix relève d’une analyse approfondie des besoins de l’entreprise, des contraintes spécifiques et des coûts, afin d’assurer un retour sur investissement optimal.