Dans un monde où l'efficacité logistique est cruciale pour la compétitivité des entreprises, l'affrètement transport routier joue un rôle déterminant. Il s'agit d'un processus essentiel permettant de garantir que les marchandises soient acheminées en toute sécurité, dans les délais impartis et à des coûts optimisés. Que vous soyez une petite entreprise cherchant à expédier des produits localement ou une grande corporation opérant à l'international, comprendre les différentes méthodes d'affrètement et les réglementations associées peut transformer vos opérations logistiques.
Notre article vous aidera à naviguer dans le monde complexe de l'affrètement routier, à choisir les meilleurs transporteurs et à maîtriser les outils technologiques modernes pour optimiser chaque étape de votre chaîne d'approvisionnement.
- Affrètement routier : qu'est-ce que c'est ?
- Quel est le rôle d'un affréteur ?
- Et le sous-affrètement ?
- Comment affréter un transporteur ?
- Les différentes méthodes pour affréter un transporteur routier
- Comment sélectionner le bon transporteur pour le fret ?
- Les réglementations de l’affrètement routier
Affrètement routier : qu'est-ce que c'est ?
L’affrètement routier consiste à engager un transporteur pour le transport par route de marchandises. Les biens transportés sont alors appelés fret. Lors de l’affrètement routier, l'expéditeur fait parvenir ses marchandises au destinataire en passant par un intermédiaire. Cet intermédiaire, à l'aide de ses véhicules, veille à ce que le fret soit acheminé dans de bonnes conditions.
Quel est le rôle d'un affréteur ?
L'affréteur joue un rôle clé dans les secteurs du transport et de la logistique. Son principal objectif est de mettre en relation des expéditeurs, ayant des marchandises à transporter, avec des transporteurs disposant des moyens de transport appropriés, que ce soit par voie maritime, aérienne, routière ou ferroviaire. Il organise, coordonne et supervise le transport des marchandises, s'assurant ainsi qu'elles arrivent à destination dans les délais prévus et en bon état. De plus, il est en charge de négocier les tarifs et les conditions de transport. Grâce à sa connaissance approfondie du marché, l'affréteur veille à ce que le processus de transport soit optimisé, tant en termes de coût que de rapidité.
Et le sous-affrètement ?
Le sous-affrètement désigne une situation où un affréteur, ayant signé un contrat d'affrètement avec un expéditeur, sous-loue une partie ou la totalité de la capacité de transport à un autre transporteur. Cela se produit souvent lorsque l'affréteur principal ne peut pas assurer l'intégralité du transport avec ses propres moyens ou cherche à optimiser son offre de transport. Dans ce cas, il engage des sous-affréteurs pour prendre en charge une partie du transport. Néanmoins, malgré cette sous-location, l'affréteur initial reste l'interlocuteur principal de l'expéditeur et est responsable de l'exécution complète du contrat d'affrètement.
Comment affréter un transporteur ?
Pour affréter un transporteur de manière efficace, il faut suivre une approche structurée afin de garantir que les marchandises soient transportées de façon optimale :
- Identification des besoins : définir précisément les exigences en transport, y compris le type de marchandises, le volume, la destination, les délais et toute condition spécifique.
- Recherche et évaluation : identifier les transporteurs capables de répondre à ces besoins, en utilisant des plateformes en ligne, des associations professionnelles ou des recommandations.
- Demande de devis : solliciter des devis auprès des transporteurs présélectionnés, en fournissant des détails clairs sur les besoins de transport.
- Négociation des conditions : examiner les devis reçus et négocier pour obtenir les meilleures conditions tarifaires et de service possibles.
- Signature du contrat : une fois un accord trouvé, formaliser la relation par un contrat d'affrètement détaillant les obligations de chaque partie, les tarifs, les délais, et autres conditions importantes.
- Suivi du transport : pendant toute la durée de l'affrètement, maintenir un suivi rigoureux pour garantir que le transport se déroule comme prévu et résoudre les éventuels problèmes. Une communication continue avec le transporteur est essentielle pour s'assurer que les marchandises arrivent à bon port dans les meilleures conditions.
Les différentes méthodes pour affréter un transporteur routier
Le transport routier peut être organisé de diverses manières, l'objectif principal étant de mettre en relation un affréteur avec un transporteur.
Méthodes traditionnelles de contact direct
Bien que moins efficace, cette approche traditionnelle implique que l'affréteur contacte directement les transporteurs nécessaires via des moyens tels que le téléphone, le mail ou le fax, souvent en utilisant des tableaux Excel ou des documents Word. L'affréteur peut se rapprocher d'entreprises de transport routier locales ou de son réseau professionnel. Cependant, cette méthode est souvent chronophage et moins pertinente comparée aux solutions modernes actuelles.
Plateformes de bourses de fret
Une bourse de fret est une plateforme en ligne visant à mettre en relation des affréteurs et des transporteurs. Ce système est avantageux pour tous : les affréteurs peuvent comparer les prix et les offres de différents prestataires, ce qui facilite la recherche d'un fournisseur de transport adapté à leurs besoins, qu'ils soient nationaux ou internationaux. Les transporteurs, quant à eux, utilisent ces plateformes pour trouver facilement des clients, réduisant ainsi les risques de trajets à vide.
Commissionnaires de transport
Les commissionnaires de transport sont des professionnels spécialisés dans la gestion de l'affrètement. Les entreprises font appel à eux pour déléguer la gestion du transport de marchandises, en particulier lorsque les processus logistiques sont complexes, comme c'est souvent le cas pour l'import-export. Le transport international exige une connaissance approfondie des réglementations locales et des différents modes de transport disponibles. Les commissionnaires de transport optimisent le fret pour leurs clients, qu'il soit routier, aérien, ferroviaire ou fluvial.
Utilisation de logiciels de gestion du transport (TMS)
De nombreuses entreprises de transport logistique s'appuient sur des logiciels de gestion du transport, appelés TMS. Ces solutions technologiques centralisent les informations, facilitent l'échange de données avec les transporteurs et simplifient considérablement la gestion de la chaîne d'approvisionnement. Par exemple, avec un TMS, il est plus facile de planifier des transports de lots partiels ou complets, de centraliser et de remonter rapidement les informations, permettant ainsi une gestion plus efficace des opérations de transport.
Par exemple, chez Shiptify nous proposons une solution TMS pour centraliser et simplifier toutes les opérations de transport. Grâce à cette plateforme, vous pouvez affréter de manière efficace avec tous vos transporteurs, demander des cotations rapidement et bénéficier d'un suivi automatisé. La surveillance des expéditions est possible, quel que soit le transporteur, et vous pouvez partager facilement le suivi avec vos clients. Le système collaboratif de Shiptify regroupe toutes les opérations, documents et communications, assurant une parfaite synchronisation avec vos partenaires. Le tableau de bord intuitif, mis à jour en temps réel, offre une vision claire de vos activités, complétée par des rapports automatisés et des données exportables, permettant de gérer vos activités de transport en toute sérénité et efficacité.
Comment sélectionner le bon transporteur pour le fret ?
Pour éviter les désagréments, il est essentiel de bien choisir son transporteur. Tout d'abord, assurez-vous que le transporteur effectue lui-même le transport de fret. Plus il y a d'intermédiaires, plus les risques pour la marchandise augmentent. Ensuite, considérez plusieurs points qui dépendent de vos besoins logistiques spécifiques :
- Le transporteur offre-t-il des services de livraison express ?
- Quel est le délai moyen de livraison ?
- Quel est le niveau de satisfaction des clients ?
- Le transporteur gère-t-il le transport de matières dangereuses, de médicaments ou de produits alimentaires ?
Enfin, quel que soit le transporteur, l'affrètement nécessite des garanties. Renseignez-vous sur les types d'assurances disponibles. L'assurance de base est souvent limitée par kilogramme et par colis, mais il peut être judicieux de souscrire une assurance ad valorem pour des marchandises de grande valeur.
Les réglementations de l’affrètement routier
Pour assurer un transport de fret optimal, il est crucial de respecter les réglementations en vigueur. Plusieurs documents doivent être présents dans le véhicule en cas de contrôle :
- Les documents du conducteur (permis de conduire, certificat de formation, etc.)
- Les documents du véhicule (carte grise, attestation d’assurance, etc.)
- La lettre de voiture
- La facture des marchandises transportées
- Les documents douaniers si nécessaires
Ces documents varient en fonction que l'affrètement soit national, intra-européen ou international. Pour le transport de marchandises, il est également important de respecter les règles concernant les heures de travail maximales hebdomadaires et les périodes de repos obligatoires, afin de garantir la santé des conducteurs et la sécurité des autres usagers de la route.
