Avec ou sans TMS : la demande de transport

Gérer la demande de transport peut vite devenir un casse-tête sans l'aide d'un système optimisé. Entre les échanges par mail, les informations à compiler manuellement, et le risque constant de faire des erreurs ou de perdre des données, la gestion logistique peut vite devenir une source de frustration.

Sans TMS, chaque étape se transforme en un processus long et fastidieux, souvent dépendant des outils improvisés, comme des tableaux Excel, et de la mémoire de chacun.

Voyons en détail ce que cela implique, avec et sans TMS, pour mieux comprendre les enjeux et les gains potentiels.

Sommaire

Saisir ma demande

Le grand classique de la demande de transport : envoyer un mail à son transporteur, la plupart du temps à une adresse générique pour être sûr qu’il soit lu en cas d’absence ou de vacances.

Rédiger ce mail me prend du temps, je dois préciser tous les détails manuellement ou en faisant des copier-coller depuis mon ERP ou mon WMS :

L’adresse complète de livraison,
Le nombre de palettes,
Ne pas oublier des infos clés comme le poids ou le volume pour mes expéditions internationales, etc.

Certains compilent aussi ça dans un fichier Excel pour conserver un historique.

Bref, la galère.

✅ Avec un TMS

Grâce à mon carnet d’adresse pré-enregistré, je remplis les adresses de départ et d’arrivée en 2-3 clics, au lieu de multiples copier-coller.

Une nouvelle adresse ? Pas de souci : grâce à Google Maps (intégré directement dans Shiptify), je trouve en quelques secondes mon adresse de livraison et peut aussi lui associer des instructions spécifiques si besoin (hayon, prise de rdv, etc.).

Pour la packing list, grâce à un formulaire ultra rapide et intelligent, je la remplis, là aussi en quelques clics !

Mais surtout, mon TMS va m’indiquer s’il manque des champs obligatoires (ex. le volume pour les cotation aériennes). Aucun risque d’aller-retour avec mes partenaires transporteurs à cause d’une donnée manquante, un vrai gain de temps pour eux et… pour moi !

Choisir mon transporteur

Nous avons défini un plan de transport, mais au final, il a bougé avec le temps, et on n’a jamais mis à jour le document. Bref, on fait tout ça de mémoire, en sachant dans nos têtes quel transporteur affecter à telle zone.

Sur certaines lignes, j’ai même des grilles de coûts négociées, mais je n’ai pas le temps de faire les calculs pour les comparer sur chaque expédition. Notre ingénieur méthode préféré nous a monté un super tableau Excel pour faire cela en 10 secondes, mais dès qu’il est en vacances, la macro plante !

On a donc arrêté de l’utiliser, et on a nos propres règles pour choisir le transporteur.

✅ Avec un TMS

Grâce à mon historique, ou à un plan de transport que j’ai configuré, mon TMS me propose directement les transporteurs que j’ai l’habitude de consulter sur ce type de flux.

Si j’ai des grilles de coût disponibles sur ce flux, le TMS me propose aussi les différentes offres contractualisées, avec leur tarifs, et leur délai de livraison

Je n’ai alors qu’à cliquer sur le transporteur de mon choix pour lui confirmer la commande transport : il reçoit alors sa confirmation par mail automatiquement.

Pas de souci à vous faire, votre transporteur n’a même pas besoin d’être connecté à Shiptify, mais juste à Internet !

Si besoin, au lieu de booker directement, je peux aussi utiliser mon TMS pour faire une demande de cotation à plusieurs de mes transporteurs. J’ai alors un super outil pour comparer en un seul écran toutes leurs réponses.

Et au fait, avec mon TMS, faire une demande de transport de A à Z me prend en moyenne 30 à 40 secondes, pas plus !

Suivre le statut de mes demandes

Tant bien que mal, j’essaye de suivre les confirmations de prise en charge par mes partenaires transport. Par défaut, je considère que « pas de nouvelles, bonnes nouvelles », et que mes commandes seront prises en charge.

✅ Avec un TMS

Grâce à mon panneau de contrôle, je suis en temps réel le statut de chacune de mes demandes. Si un transporteur décline une commande, ou met du temps à la confirmer, je peux la rediriger en un clic à un autre de mes transporteurs, ou même la transformer en une demande de cotation à plusieurs partenaires.

Chez mon transporteur

Mes transporteurs reçoivent mes demandes par mail ou fichiers Excel. Leur première tâche est donc de ressaisir ma demande dans leur propre TMS (ils en ont un, eux 😉).

C’est dommage, je sais qu’ils ont un métier difficile, je préfèrerais qu’ils utilisent ce temps pour me trouver la solution la plus optimisée, pour eux et pour moi.

✅ Avec un TMS

Mon transporteur reçoit un mail avec toutes les informations de la demande transport, au même format, quel que soit son client. Il est sur que le dossier est complet, car si les informations obligatoires ne sont pas saisies, je ne peux pas lui envoyer la demande.

Avec un simple clic sur un bouton rouge ou vert, il va confirmer ou décliner la prise en charge. Cela est très pratique car cela m’alimente directement des indicateurs sur les taux d’acceptation par mes transporteurs contractualisés.

Mais surtout, mon transporteur va pouvoir s’interfacer gratuitement aux APIs Shiptify, pour que toutes mes demandes de transport tombent directement dans son TMS. Mettre en place une API de ce type prend généralement 3 à 5 jours de travail. Un vrai gain de temps pour ses équipes opérationnelles versus le fonctionnement historique par mail.

Gérer mon historique

Je n’ai aucune data pour construire des KPI : tout est stocké mais perdu dans ma boite mail.

Et comme vu précédemment, j’aimerai me faire un fichier Excel pour tout compiler, mais cela me ferait perdre beaucoup de temps au quotidien, alors que les palettes doivent sortir.

✅ Avec un TMS

Toutes mes demandes de transport sont enregistrées automatiquement, et je peux y accéder très facilement, en recherchant par n’importe quel champ : N° de commande, immatriculation camion, nom du client, etc.

Bien sûr, j’ai des KPI mis à jour en temps réel, et je suis capable de répondre en 5 secondes à la question suivante : « Combien de transport as-tu organisé le mois dernier ? ».

Ça parait bête, mais sans TMS, c’était pas si simple d’y répondre !

Passer en mode digital : quel ROI ?

POUR LE CHARGEUR

🚀 Productivité : 40% à 80% de gains de productivité admin sur la saisie des demandes et comparaison des réponses

🚀 Coûts transport : 15 à 25% d’économies constatées entre l’offre sélectionnée et la moyenne des autres offres

🚀 Réactivité : 20 à 50% de gains de réactivité

🚀 Compliance : 100% de traçabilité sur le processus de sélection des transporteurs

POUR LE TRANSPORTEUR

🚀 Compétitivité : Taux de transformation en temps réel, par client

🚀 Productivité : Plus de travail à blanc : je ne travaille que sur des demandes encore ouvertes

🚀 Productivité : Espace de cotation centralisé pour les demandes de tous mes clients

Comment passer en mode digital ?

Saviez-vous que mettre en place le module TMS de demande de transport pour remplacer votre boite mail peut se faire en 30 minutes Top chrono ? Et que nos clients nous remontent un ROI en 1 à 2 mois ?

Si cela vous intéresse d’en savoir plus sur Shiptify, et de voir si nos solutions peuvent vous être utile, je vous propose d’en parler directement. Vous pouvez booker un rendez-vous avec un de nos experts en cliquant ici.