Outil TMS : comment savoir qu'il est temps de quitter Excel ?

Très longtemps, Excel a dominé la gestion du transport. Et on le comprend bien : il est simple, flexible, familier, et surtout gratuit. Mais, avec l'augmentation des flux, la multiplication des partenaires, le besoin de visibilité en temps réel et la pression sur les coûts, notre bon vieux tableur atteint rapidement ses limites. Alors, est-ce vraiment utile de passer à un outil tel que le TMS ? Et surtout, à quel moment ce changement devient-il vraiment nécessaire ? Spoiler : il n'y a pas de règle fixe : ce n'est pas une question de taille ou de secteur, mais plutôt de la complexité et de la maturité logistique. Cependant, certains signes ne trompent pas. Voici comment les repérer… et prendre les rênes plutôt que de subir.

1. Pourquoi Excel reste (encore) l’outil roi dans la gestion transport
2. Excel suffit… jusqu’à ce qu’il ne suffise plus
3. 5 signaux que le moment est venu de passer à un outil TMS
4. Ce que change un outil TMS dans la gestion transport
5. Les freins fréquents (et pourquoi ils ne sont plus valables)
6. Comment passer d’Excel à un outil TMS sans perturber vos opérations
7. Conclusion : votre logistique mérite mieux qu’un tableur

Pourquoi Excel reste (encore) l’outil roi dans la gestion transport

Dans de nombreuses entreprises, Excel continue de servir de système de gestion du transport "fait maison". Et cela se comprend :

• Il est facile d'accès et gratuit,
• Il s'adapte à toutes les situations particulières
• Presque tout le monde sait l'utiliser
• Il offre une personnalisation poussée : tableaux, alertes manuelles, calculs automatisés, etc. 

En somme, Excel est un outil à faible friction : pas besoin de formation, de licence, ni de gestion du changement. Cependant, ce confort apparent dissimule une limite : Excel fonctionne bien tant que la logistique reste simple. Dès que le volume augmente, que les flux s'intensifient ou que plusieurs acteurs doivent collaborer... il révèle vite ses faiblesses.

Excel suffit… jusqu’à ce qu’il ne suffise plus

Le moment critique arrive souvent sans prévenir : une rupture dans la chaîne, un client important qui n'est pas tout à fait satisfait, ou un audit qui révèle quelques erreurs de suivi... C'est là qu'Excel commence à montrer ses limites quand les choses se compliquent un peu :

• Pas de données en temps réel : chaque mise à jour demande une intervention manuelle. 
• Manque de collaboration efficace : transporteurs, entrepôts, équipes ADV, chacun travaille sur ses propres documents.
• Traçabilité peu claire : difficile de savoir qui a modifié quoi, ou de suivre l'historique d'un flux.
• Fiabilité des KPI un peu bancale : les indicateurs reposent sur des formules cachées, des liens croisés ou des manipulations humaines.
• Scalabilité limitée : plus il y a de flux, plus il faut de fichiers, de tableaux croisés, et de personnes pour tout gérer.

À ce stade, Excel devient plus un casse-tête qu'un outil vraiment pratique. Il cache la complexité au lieu de la rendre visible.

5 signaux que le moment est venu de passer à un outil TMS

1. Les fichiers se multiplient… et personne ne sait lequel est à jour

Vous jonglez entre “version finale”, “v2_corrigée_def_mai” et d'autres fichiers partagés ? Chaque service a son propre fichier et ses habitudes, ce qui complique un peu la tâche pour savoir quelle version est la bonne. Résultat : des doublons, des oublis, des erreurs et du temps passé à “réconcilier” les données.

2. Le suivi se fait en décalé

Un transporteur qui prend du retard, une marchandise qui reste bloquée ou une simple erreur d'adresse... et c'est le client qui vous en parle ou vous le découvrez après coup ? Sans accès à des données en temps réel, il est difficile de prévoir ces imprévus. Ce manque de réactivité peut finir par coûter cher, que ce soit en temps ou en image.

3. Le reporting prend des heures (et personne ne s’y fie totalement)

Pour obtenir des indicateurs, il faut extraire, croiser, vérifier... et au final, on n'est jamais vraiment sûr de la précision des chiffres. Cela peut devenir complexe, surtout quand la direction souhaite une vue claire des coûts, des délais ou de la performance du transport. À ce stade, Excel peut se transformer en un obstacle analytique.

4. Vos équipes perdent du temps à faire… ce que le système devrait faire

Recontacter un transporteur, chercher un numéro de bon, vérifier les statuts de livraison, envoyer un email manuel à chaque client… Toutes ces tâches pourraient être automatisées. Mais sans un outil adapté, vos équipes doivent compenser les lacunes du système, ce qui les empêche de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

5. Vous sentez que votre organisation n’est plus en contrôle

Au début, cela se traduit souvent par une impression vague : on ne sait plus trop qui fait quoi, il y a des tensions entre les équipes, et on a l'impression de courir après les problèmes. C'est souvent le premier signal d'alerte. Quand l'outil ne suit plus le rythme de l'entreprise, il peut devenir un frein à son épanouissement.

Ce que change un outil TMS dans la gestion transport

Adopter un outil TMS ne se résume pas à "faire comme avant, mais avec un logiciel". C'est un véritable changement de paradigme, passant d'un système artisanal à une gestion structurée, fluide et collaborative. Concrètement, un TMS permet de :

• Rassembler toutes les informations au même endroit : transporteurs, statuts, documents, coûts, incidents… Fini de fouiller dans les mails, les onglets ou les fichiers partagés.
• Collaborer en temps réel avec tous les acteurs : transporteurs, entrepôts, ADV, clients, chacun accède à l'information nécessaire au moment opportun.
• Suivre les événements au fur et à mesure : plus de surprises, plus d'attente, on voit, on anticipe, on agit.
• Mettre en place des alertes automatiques et des règles métiers : le système repère les anomalies et prévient les bonnes personnes.
• Produire des indicateurs fiables facilement : les KPIs deviennent un outil de décision accessible plutôt qu'une tâche chronophage.

Et surtout : un bon TMS ne remplace pas vos processus, il les rend plus solides, plus clairs, et plus simples à faire évoluer. Toute l'entreprise en bénéficie : logistique, achats, finance, service client… et vos clients aussi !

Les freins fréquents (et pourquoi ils ne sont plus valables)

Même quand les signes sont clairs, beaucoup d'entreprises hésitent à franchir le pas. Et c'est tout à fait compréhensible : changer d'outil, c'est aussi changer des habitudes bien ancrées, ce qui peut sembler un peu effrayant.

Mais rassurez-vous, sur le terrain, ces défis sont souvent plus faciles à surmonter qu'on ne le pense.

“C’est trop cher pour notre taille” 💰

C’est une idée préconçue qui a la vie dure. Pourtant, les outils TMS d’aujourd’hui ne sont plus réservés aux grandes entreprises ou aux projets ERP complexes et coûteux. Il existe désormais des solutions en mode SaaS, accessibles via abonnement, avec des modèles de tarification flexibles — souvent basés sur le volume d’expéditions, le nombre d’utilisateurs ou les fonctionnalités choisies. Cela permet aux PME et ETI de démarrer petit, puis de faire évoluer leur solution à mesure que leur activité grandit. Et surtout, le retour sur investissement est rapide : en quelques semaines, on constate déjà des gains de temps significatifs, une meilleure fiabilité des processus, et une nette amélioration de la satisfaction client.

“C’est trop compliqué à déployer” 🧠

Un TMS bien pensé s'intègre progressivement, sans perturber l'ensemble de votre écosystème. Inutile de tout changer : on peut commencer par un périmètre limité (un flux, un entrepôt, un transporteur), expérimenter, ajuster... puis étendre peu à peu. Avec un accompagnement adéquat, le déploiement devient un atout pour structurer, plutôt qu'un obstacle.

“Nos équipes ne sont pas prêtes” 🙋‍♂️

Souvent, cette réticence vient de la crainte de "perdre la main" ou de devoir se familiariser avec un nouveau système. Cependant, le but est de simplifier leur travail, pas de le compliquer. Un bon outil TMS leur permettra de travailler plus sereinement, avec moins de tâches répétitives, moins d'erreurs et une meilleure clarté. Et lorsque ils verront à quel point leur quotidien s'améliore, l'adoption se fera tout naturellement.

Comment passer d’Excel à un outil TMS sans perturber vos opérations 

On pourrait croire que passer d'Excel à un outil TMS implique une transformation totale, longue et risquée. Mais rassurez-vous, la transition peut être progressive et contrôlée si elle est bien planifiée. L'idée n'est pas de tout chambouler du jour au lendemain, mais plutôt de poser les premières briques d'une gestion du transport plus fluide et plus fiable. Voici une méthode simple et efficace pour y parvenir.

Cartographier l’existant

Qui gère les transports ? Combien de transporteurs sont sollicités chaque semaine ? Comment sont faites les demandes de cotation ? À quels formats sont les grilles tarifaires ?

À cette étape, il s’agit d’identifier les fichiers Excel utilisés (par expéditeur, par filiale, par type de marchandise, etc.), de comprendre comment les tarifs sont appliqués, où sont stockées les infos de suivi, comment sont passées les commandes de transport. Très souvent, chaque collaborateur a ses propres fichiers, ses propres habitudes. Cette cartographie permet de faire ressortir les doublons, les incohérences et les tâches manuelles chronophages.

Identifier les points de friction les plus évidents

Par exemple :

• Vous passez un temps fou à comparer des grilles tarifaires PDF ou Excel à la main pour choisir le bon transporteur.
• Vous limitez vos demandes de cotations à quelques transporteurs par manque de temps (envoyer un mail à chacun d'entre eux, suivre et relancer...) 
• Vous relancez par mail ou téléphone pour suivre vos expéditions, faute de visibilité en temps réel.
• Vous devez ressaisir les infos d’envoi à chaque étape : dans Excel, dans le mail, puis sur le portail du transporteur.

Ces irritants sont autant de leviers à prioriser dans la première phase de mise en place du TMS.

Définir un périmètre de démarrage contrôlé

Inutile de viser l’intégration de 100% des flux dès le départ. Par exemple, on peut débuter avec un type de marchandise, des transports réguliers ou même un seul entrepôt. Cela permet de tester le système sur un périmètre maîtrisé, de sécuriser les flux, puis d’élargir progressivement.

Impliquer les équipes opérationnelles dès le début

Ceux qui gèrent les demandes de cotation, les bookings, les relances et le suivi des livraisons doivent être intégrés dès le début. Ce sont eux qui vont faire remonter les vrais besoins : interface claire, alertes sur retards, accès direct aux bons de transport, etc. L'objectif n'est pas de compliquer leur travail, mais de le simplifier.

Mesurer les gains et en tirer parti

Dès les premières semaines, vous verrez des améliorations :

• Moins de mails, moins d’appels aux transporteurs;
• Des cotations plus rapides, centralisées,
• Un suivi des expéditions plus fiable
• Des KPI dispo en temps réel (taux de service, délais moyens, etc.)

Ces résultats doivent être partagés en interne pour créer une dynamique, montrer que le TMS n’est pas un gadget mais un levier de performance.

Notre client PCM explique justement comment s'est passé l'intégration, comment les équipes ont adopté l'outil, et surtout les résultats observés. 👇

Conclusion : votre logistique mérite mieux qu’un tableur

Excel a été un compagnon fidèle pendant longtemps, mais il commence à montrer ses limites face aux besoins d'une logistique moderne : plus de flux, plus de partenaires, et une pression accrue sur la performance. Passer à un outil TMS, c'est bien plus qu'un simple changement d'outil. C'est l'occasion d'adopter une nouvelle façon de gérer, de collaborer et de piloter vos opérations. Cela signifie mettre l'accent sur les données, offrir une meilleure visibilité à vos équipes, et anticiper plutôt que de réagir.

Et rassurez-vous, c'est une transition douce et structurée qui vous permet de reprendre les rênes à votre propre rythme. Alors, si Excel commence à vous faire perdre du temps, de l'efficacité ou de la tranquillité d'esprit, c'est peut-être le bon moment pour envisager une alternative. 

Chez Shiptify, on accompagne chaque jour des entreprises qui ont justement franchi ce cap. Des organisations passées d’un suivi sur tableur à un pilotage fluide, collaboratif et bien mieux structuré, et ce sans révolutionner leur organisation.