L'achat de transport : comment réduire ses coûts ?

L’achat de transport fait partie de la supply chain au même titre que les achats de matières ou de fournitures. Une bonne gestion de ce poste contribue à l’efficience de la chaîne d’approvisionnement, mais implique aussi une maîtrise avérée des coûts. Un TMS (transport management system) chargeur vous aidera à sélectionner des prestataires et confirmer vos contrats de transport de façon éclairée. Face à la digitalisation de la logistique, l’usage d’un TMS répond aux nouvelles exigences des marchés.

1. Les achats logistiques, point-clé de la supply chain
2. Le manque de conducteurs, l’un des défis de l’achat de transport
3. Tout savoir sur la rentabilité des transports
4. Trouver et négocier les meilleures offres de transport
5. Nos conseils pour optimiser vos achats de transport
6. Shiptify : votre solution TMS pour gérer vos achats de transport

Les achats logistiques, point-clé de la supply chain

La supply chain englobe la logistique et les achats. La logistique gère les flux de produits, l’achat de transport contribue à cette gestion en déployant les moyens adéquats au transfert de ces produits. Lorsqu’ils sont correctement optimisés, l’entreprise gagne en efficacité et en réduction des coûts.

Le rôle de la logistique dans l’optimisation des achats de transport

La logistique influe sur le choix du transport, aussi bien sur le mode que sur le prestataire. La réflexion commence dès le conditionnement. Qu’il s’agisse de colis ou de palettes, leurs dimensions et emballages sont calculés au plus juste afin de limiter la place occupée dans les camions. Leur poids est également optimisé lorsqu’ils sont destinés au transport aérien. Enfin, la cadence des flux impose de définir précisément à quelle fréquence les chargements et les livraisons doivent avoir lieu, et combien de véhicules doivent être prévus.

Le calcul du coût de transport

Les coûts de transport sont calculés en fonction du rapport poids/volume. Il s’agit de la place occupée dans le véhicule selon les dimensions ou le poids. On compte 333 kg pour 1 mètre cube, et 1 750 kg pour 1 mètre de plancher. Le transporteur retient la mesure qui lui est la plus favorable. Le coût de transport englobe l’utilisation du véhicule, du conducteur, les frais d’exploitation, l’usure des pièces et le carburant. Il est défini selon la quantité à transporter et la distance à parcourir, ainsi que des options supplémentaires choisies.

Le manque de conducteurs, l’un des défis de l’achat de transport

Les entreprises de transport font face à une réelle pénurie de conducteurs, qui peut finir par altérer la qualité de service. La crise Covid a joué un rôle prépondérant dans l’implication des chauffeurs auprès des clients, mais d’autres facteurs doivent désormais être considérés.

Pourquoi on manque de chauffeurs routiers ?

De nombreux conducteurs partent en retraite et ne sont pas remplacés, car les entreprises ne trouvent pas de candidats. Le manque d’attractivité de la profession joue un rôle majeur dans le désintérêt des jeunes. Des horaires contraignants, voire atypiques, des salaires trop bas, un manque de reconnaissance, ces écueils finissent par décourager les futures vocations.

Comment cette pénurie impacte les tarifs ?

Le manque de conducteurs contraint les entreprises de transport à restreindre leurs missions faute d’équipages disponibles. De ce fait, elles vont naturellement choisir les contrats qui rapportent le plus. Elles se montreront plus exigeantes quant à la destination, le nombre de kilomètres à vide, les temps d’attente au chargement et déchargement. Elles appliqueront plus de contraintes afin de maintenir leur rentabilité. Cela va indirectement créer un déséquilibre entre l’offre et la demande mais impacter directement vos coûts de transport. Entre cette pénurie et la fluctuation des cours du pétrole, il faut vous attendre à une hausse régulière des tarifs de transport.

Tout savoir sur la rentabilité des transports

On compte 5 grandes familles de transport : routier, aérien, maritime, ferroviaire et fluvial. Il en existe d’autres qui restent encore de type marginal, dont nous ne parlerons pas ici.
Chacune de ces familles comporte des avantages et inconvénients qui engendrent des contraintes plus ou moins acceptables :

• la route : souple, relativement rapide, fiable, mais uniquement terrestre ;
• l’aérien : rapide, onéreux, pour le fret léger ;
• le maritime : lent, prix compétitifs, adapté aux gros volumes ;
• le ferroviaire : rapide, sur de longues distances, mais contraignant sur les destinations ;
• le fluvial : lent, sur de courtes distances, adapté aux gros volumes et au vrac.

Comment comparer la rentabilité de chaque type de transport ?

Afin de choisir le type de transport qui conviendra le mieux à votre entreprise, il vous faudra définir la destination (pour la distance), le poids, le volume et l’urgence de la livraison (pour le délai). Lorsque vous aurez déterminé tous ces éléments, vous pourrez choisir entre les moyens cités ci-dessus. Une fois le mode de transport choisi, vous devrez consolider les envois qui vont vers une même destination afin de répartir les coûts de transport sur chaque envoi.

Zoom sur le transport routier

Le transport routier est le plus simple à mettre en œuvre et suscite toujours un intérêt très vif. Il reste indispensable à l’acheminement des marchandises depuis leur lieu de production ou de stockage, vers leur destinataire final ou un transitaire qui prendra le relais. Il en va de même pour recevoir ces mêmes marchandises. Le transport routier est le partenaire le plus usité dans la livraison du dernier kilomètre. C’est lui qui offre le plus de flexibilité et s’adapte le plus facilement aux contraintes.

Calcul du prix au kilomètre

Les transporteurs calculent généralement leurs tarifs en fonction des kilomètres. Ils définissent d’abord le coût au kilomètre. Pour cela, il convient d’additionner tous les coûts d’exploitation qui regroupent : le coût des véhicules, leur amortissement, les péages, l’entretien et le carburant. Ensuite, il y a les charges salariales pour l’emploi des conducteurs. Et enfin, les coûts des charges structurelles concernant l’entreprise elle-même.

Les transporteurs appliquent un ratio de tous ces coûts rapportés à un véhicule, puis divisent ces coûts par le nombre de kilomètres pour obtenir le coût d’un seul kilomètre. Ces frais doivent pouvoir être justifiés auprès des clients afin de pratiquer des tarifs équitables dans le respect du marché.

Trouver et négocier les meilleures offres de transport

Demander des devis à différents prestataires vous permettra de comparer des offres de transport pour choisir le partenaire idéal. Gardez à l’esprit que votre future collaboration ne devra pas être basée que sur le prix. Le transporteur que vous allez choisir va devenir un véritable partenaire, pas seulement un prestataire et vous, un client.

Sur quels critères baser votre sélection d’un transporteur ?

Le premier critère sur lequel baser votre choix de transporteur, sera celui des lignes, entendez par là les destinations. Par exemple, si vous visez des envois à l’export, vous choisirez un transporteur qui assure des liaisons régulières vers les pays qui vous intéressent. Ce critère est également valable même si vous n’avez que des transports nationaux, car certains transporteurs ne parcourent qu’une partie du territoire.

Ensuite, vous devrez prendre en considération la taille de la flotte des prestataires. C’est souvent un signe de la bonne santé de l’entreprise en plus d’indiquer la capacité à répondre à de nombreuses demandes.

Lors des premiers échanges avec un futur prestataire, vous ne manquerez pas d’apprécier la qualité de la relation en évaluant l’intérêt que va vous porter votre interlocuteur. Une bonne compréhension assortie d’un cahier des charges détaillé faciliteront la mise en confiance de part et d’autre. Le facteur humain est très important dans la contractualisation avec un transporteur et ses équipes.

Enfin, le prix reste un élément incontournable dans la prise de décision. Il n’y a pas que le coût du transport à considérer. Selon votre demande, vous pourriez avoir besoin de formalités douanières, d’assurance ad valorem, ou d’autres options. Pensez également qu’une surcharge carburant sera appliquée en pied de facture. C’est l’un des points à négocier lors de la présentation du devis.

Comment établir votre appel d’offres pour une prestation de transport ?

Il faudra vous montrer le plus exhaustif possible dans votre demande de cotation. Vous devrez mentionner les éléments suivants :

• la situation des points de chargement et de livraison ;
• la quantité : nombre de colis ou de palettes ou masse indivisible (une machine par exemple) ;
• le colisage exact de chaque unité de manutention, c’est-à-dire longueur X largeur X hauteur, exprimées en centimètres ;
• le poids brut de chaque unité de manutention ;
• le délai d’exécution avec les dates souhaitées pour le chargement et la livraison ;
• la valeur de la marchandise, et si vous souhaitez prendre une assurance ad valorem ;
• qui va s’occuper des formalités de douane s’il y en a.

Comment faire votre demande de cotation ?

Les demandes de prix peuvent être réalisées par téléphone mais il est préférable de les faire par e-mail afin de conserver une trace écrite et n’oublier aucun élément. Lorsque vous consultez plusieurs transporteurs, vous pouvez compiler les réponses dans un fichier excel ou une google sheet, mais cette façon de procéder reste chronophage et pose le problème de l’accès aux informations. Il peut être compliqué de partager vos résultats de façon exhaustive et sécurisée avec d’autres services ou collègues.

Nos conseils pour optimiser vos achats de transport

On l’a vu précédemment, la relation que vous allez tisser avec votre prestataire de transport sera au cœur de votre collaboration. Tout est une question de confiance. L’important reste de se montrer précis dans vos demandes, de bien expliquer ce qui pourrait paraître hors normes ou sortir du commun et les éventuelles difficultés à prévoir. Cela peut concerner par exemple une méthode de chargement ou de déchargement (grue ou pont roulant) nécessitant un matériel bien spécifique (toit ouvrant ou remorque entièrement débâchable). De son côté, le transporteur jouera la transparence en se montrant clair sur ses possibilités et ses capacités à assurer votre voyage. Il vous tiendra également informé de l’avancée du trajet jusqu’à la livraison. Une collaboration sereine vous garantit des tarifs justes et un niveau élevé de qualité de service.

L’utilisation d’un TMS (transport management system) vous permettra de mieux gérer vos demandes de cotations et vos transports de façon générale. Vous pourrez transmettre vos demandes directement à plusieurs prestataires, le système centralisera ensuite les réponses et les rendra accessibles de façon sécurisée. Les gros appels d’offres se négocient sur le long terme et peuvent être gérés par un TMS car plusieurs services de l’entreprise y ont accès. Du commerce à l’exploitation, chaque étape est renseignée par la partie concernée. Le TMS offre une sécurisation de la data et s’inscrit parfaitement dans la digitalisation du transport routier.

Shiptify : votre solution TMS pour gérer vos achats de transport

Shiptify a développé un TMS avec des fonctionnalités idéales pour vos demandes de cotations. Fini les coups de téléphones, les mails à différents transporteurs, la centralisation des réponses sur un fichier Excel... Ces tâches sont chronoghages et sans réelle valeur ajouté dans votre quotidien. Notre outil vous permet en seulement quelques clics (pas plus de 4 minutes) de :

1. Réaliser vos demandes de cotations à l'ensemble des transporteurs que vous souhaitez (mode de transport, type de marchandise, unités, provenance, destination, date / heure, incoterm, ajout d'un autre point de livraison/enlèvement, document etc...)
2. Une fois votre demande faite, vous recevrez l'ensemble des réponses sur votre espace pour vous permettre de faire le meilleur choix.
3. Sélectionnez le transporteur que vous souhaitez et les autres seront automatiquement informés de votre choix.
4. Une fois validé,  retrouvez l'ensemble de vos échanges et documents avec votre transporteur dans un espace collaboratif de chat / email

Vous l'aurez compris, notre TMS a pour but de vous simplifier grandement votre quotidien et vous faisant gagner un temps considérable mais aussi une meilleure maitrise et traçabilité de votre logistique :

1. Suivez vos expéditions pour savoir lesquelles sont à l'heure, en retard ou qui rencontre un litige
2. Suivez vos indicateurs de performance en temps réel
3. Retrouvez l'ensemble de vos documents de transport (pendant 10 ans) dans votre doc center

Notre TMS centralise tous les chiffres et résultats pour vous permettre de les analyser et d’exploiter au mieux les capacités de vos prestataires de transport. Il enregistre le carnet d’adresses de tous vos partenaires et relie toutes les cotations qu’ils vous communiquent. Vous savez à tout moment où vous en êtes avec chacun d’eux. Enfin, lorsque vous contractez avec un prestataire, le TMS Shiptify vous alerte en cas d’écart de facturation d’après le devis établi. Cet outil deviendra vite votre support incontournable pour gérer efficacement l’activité transport de votre supply chain. Faites une démonstration de notre outil pour visualiser concrètement comment Shiptify pourrait vous accompagner dans votre gestion d'achat de transport !