Qu’il soit organisateur ou prestataire, tout professionnel travaillant pour ce secteur – ce qui est peut-être votre cas - vous le dira : le monde de l’événementiel constitue un véritable défi logistique qui nécessite une précision et une rigueur d’horloger. Dans cet article, nous vous proposons un petit tour d’horizon pour vous aider à remettre les pendules à l’heure et à rester le maître du temps et de vos événements !
- Logistique événementielle : une course contre la montre
- Une nécessité : communi(qu)er
- La digitalisation : le meilleur allié logistique pour son événement
- TMS Shiptify : un atout clé pour réussir sa logistique événementielle
Logistique événementielle : une course contre la montre
Par définition, la logistique événementielle inclut le recensement, le regroupement et l’acheminement de toutes les ressources, matérielles et humaines, indispensables à l’organisation et à la réalisation d’un événement. Qu’il s’agisse d’un salon, d’un séminaire d’entreprise, de rencontres sportives ou culturelles comme un concert, d’une réception privée ou encore d’un tournage de film, ils ont la particularité de se dérouler généralement sur un lieu, à une date et sur une durée uniques. Mais surtout, ils nécessitent une organisation logistique à toute épreuve !
Le principal challenge à relever est par conséquent celui du strict respect des délais. Tout retard, depuis l'équipe production jusqu’à la mise en place sur le lieu, peut en effet gripper la mécanique savamment huilée qu’est l’organisation d’un événement et risquer de compromettre son bon déroulement.
Il s’agit d’évaluer de la façon la plus exhaustive possible les différents besoins en équipements et en collaborateurs afin de mettre en place l’organisation logistique optimale. Cela nécessite donc, en amont, une prévision et une planification extrêmement rigoureuses des opérations et ressources à mettre à disposition et de leur acheminement, et sur le lieu une organisation à toute épreuve de chaque équipe pour réceptionner efficacement les marchandises et respecter le timing serré imposé par l’exercice. Une très grosse pression qui pèse sur les épaules du responsable logistique chargé de coordonner les différents acteurs. Transport, stockage du matériel, manutention… rien ne doit être laissé de côté ! De la préparation à l’exécution, tout doit être minutieusement programmé et maîtrisé de bout en bout. Même si, l’imprévu faisant partie de l’ADN de l’événementiel, tous devront faire preuve à la fois de réactivité et d’inventivité pour y parer !
Une nécessité : communi(qu)er
Une organisation d’événement minutieuse constitue donc le B.A.BA… qui peut néanmoins être contrarié par un déficit de diffusion et de compréhension de l’information. La communication constitue en effet l’autre maître-mot de la logistique événementielle pour que les différents participants de chaque équipe puissent communier en vue d’un objectif commun. Une seule lacune et c’est tout l’édifice qui peut s’écrouler ! Elle se doit d’être fluide et complète et s’effectue de plus en plus via le recours à des outils dédiés qui facilitent ces collaborations et se substituent au système traditionnel des mails, susceptibles d’être lacunaires, mal interprétés… voire carrément ignorés ou oubliés !
La digitalisation : le meilleur allié logistique pour son événement
La numérisation des importants flux de données générées lors de la mise en place des très nombreuses opérations logistiques que nécessite l’organisation d’un évènement permet en effet la sécurisation, l’optimisation, voire l’automatisation des tâches.
Pour cela, les professionnels peuvent compter sur une offre pléthorique de logiciels, qu’il faut néanmoins savoir sélectionner.
Parmi eux figure bien évidemment l’ERP (Enterprise Resource Planning), logiciel qui permet aux entreprises de gérer facilement leurs activités quotidiennes, comme la comptabilité, les achats, la gestion de projets et des risques… ou encore les opérations de supply chain !
Autre solution, le CRM – ou gestion de la relation client – désigne un ensemble de solutions logicielles intégrées et pilotées par les données qui permettent d’assurer la gestion, la planification, le suivi et le stockage des informations liées aux clients en accédant à tout moment, au moyen d’un système centralisé, aux informations dont les entreprises ont besoin.
Enfin, le TMS, Transport Management System, constitue également, à condition de bien le choisir, un allié de premier plan pour garantir un résultat logistique optimal avec une livraison en temps et en heure. Ce logiciel logistique de gestion et de pilotage des opérations de transport aide en effet, comme ses cousins les ERP, OMS et autres WMS, les entreprises à optimiser leur supply chain. S’il existe autant de TMS que d’éditeurs de logiciels, chacun ne couvrant pas nécessairement les mêmes fonctions et cibles, ils se distinguent en deux grandes catégories : ceux destinés aux chargeurs et les autres aux transporteurs. En permettant une coordination minutieuse et une planification efficace de la logistique, ils s’avèrent donc particulièrement précieux pour assurer le succès de tout type d'événement.
TMS Shiptify : un atout clé pour réussir sa logistique événementielle
Que vous soyez responsable logistique côté organisateur ou prestataire, chargé de transport, directeur supply chain ou gestionnaire de flotte, vous pourrez, grâce à lui, relever sereinement les défis de vos événements.
Cette solution TMS dédiée aux ETI, PME et grandes entreprises souhaitant améliorer la performance globale de leur supply chain vous permet en effet de centraliser en un seul endroit l’ensemble des informations relatives aux transports et aux expéditions, des ordres de transport aux délais de livraison, en passant par les coordonnées des prestataires et autres documents associés. Il facilite ainsi l'accès à ces informations pour tous les membres de votre équipe, garantissant au passage une communication fluide et une collaboration optimisée.
Autre atout majeur : l’optimisation des transports. Il est en effet possible à la fois de planifier les itinéraires, de sélectionner les meilleurs transporteurs en comparant les différentes offres et en tenant compte en particulier des délais serrés inhérents au secteur de l’événementiel, et de simplifier la gestion des imprévus qui font partie de son ADN.
Ce système garantit également un suivi et une traçabilité des différentes actions entreprises en temps réel particulièrement performants. Grâce à lui, vous avez en permanence la main sur les différentes expéditions et pouvez vous assurer ainsi qu’elles arrivent à temps et en bon état. En assurant une visibilité sur l’ensemble de la chaîne logistique, il vous permet de réagir dès qu’un éventuel retard est détecté pour vos événements.
Enfin, le TMS de Shiptify s’avère des plus utiles même après l’évènement en générant un rapport d’analyse détaillé qui inclut des données aussi centrales que les délais, les coûts et les éventuels incidents rencontrés. L’analyse de ces données vous permettra in fine d’identifier les axes d’amélioration pour les futures éditions !
3 questions à Elhame Midani-Benhalla,
Dirigeante d’EL EVENT PROJETPouvez-vous nous résumer brièvement votre parcours ?
J’ai débuté comme assistante exposant pour un organisateur de salons professionnels. J’ai ainsi pu développer une compréhension approfondie des défis logistiques et techniques inhérents à l'organisation de salons avant d’évoluer vers un poste de responsable dans ces domaines. A cette occasion, j’ai pris en charge la gestion globale des opérations, y compris la planification, la coordination des fournisseurs, la gestion des installations techniques et la supervision des équipes. Depuis deux ans, je me suis lancée en Freelance.
Quels sont selon vous les principaux défis à relever pour un responsable logistique de salon ?
Ils sont au nombre de cinq :
- Coordination des différents acteurs : travailler avec de nombreux exposants, fournisseurs et prestataires de services peut s’avérer complexe. Il faut s'assurer que chaque équipe est alignée sur les calendriers et les exigences.
- Gestion des délais : les salons ont des dates fixes et ces derniers sont souvent serrés. Il est donc crucial de respecter les échéances pour éviter les retards qui pourraient impacter l'ensemble de l'événement.
- Optimisation des espaces et des ressources : assurer une utilisation efficace de l'espace disponible et des ressources, comme le matériel de manutention, est essentiel pour être efficace.
- Gestion des imprévus : ceux-ci, comme des retards de livraison ou des problèmes techniques, sont fréquents et nécessitent une capacité d'adaptation et de résolution rapide.
- Sécurité et conformité : s’assurer que toutes les opérations respectent les normes de sécurité et les réglementations en vigueur représente un défi constant, surtout dans des environnements aussi dynamiques.
En quoi des outils dédiés tels qu’un TMS vous aident à les relever ?
Lorsque je travaillais chez l’organisateur de salons professionnels dont je vous parlais, une solution incluant un système d'outil TMS aurait été la bienvenue car à cette époque, notre gestion et notre planification étaient réalisées via un simple tableau Excel ! Mais, comme le dit la publicité, « ça, c'était avant » et ce type de solution constitue une aide très précieuse pour notre activité, en particulier via le gain de temps et d’efficacité qu’il génère.
