Que contient une expédition de marchandises ? Combien de colis, de produits, de palettes ou de conteneurs ? Ces questions sont primordiales pour tous les acteurs logistiques : expéditeurs, transporteurs, autorités douanières et récepteurs.
La liste de colisage a pour mission d’y apporter des réponses précises. Indispensable dans toute expédition, ce document logistique doit répondre à des exigences de conformité pour faciliter le transport et le dédouanement.
Dans ce guide complet, découvrez à quoi sert une liste de colisage et comment la remplir efficacement. En bonus, Shiptify vous offre un modèle Excel gratuit pour simplifier vos expéditions nationales et internationales.
- Liste de colisage : définition et rôle
- Que contient une liste de colisage ?
- Liste de colisage : quels avantages ?
- Pourquoi la liste de colisage est essentielle ?
- Comment créer une liste de colisage efficace ? Guide pas-à-pas
- Quels documents joindre à la liste de colisage ?
- Digitalisation et automatisation de la liste de colisage
- Shiptify simplifie la gestion de vos listes de colisage
Liste de colisage : définition et rôle
En logistique, une liste de colisage, packing list en anglais, est un document qui détaille ce que contient exactement expédition de marchandises : nombre de colis/produits/articles, leurs dimensions, description de la marchandise, etc. Elle accompagne les documents d’expédition et a pour but de faciliter les contrôles logistiques et en douane, du quai de départ jusqu’au quai de réception final, et de permettre un suivi précis pour le donneur d'ordre.
Liste de colisage, bordereau de colisage ou d’expédition : quelle est la différence ?
Tous ces documents sont essentiels pour la planification du transport de marchandises. S’ils se complètent, leurs rôles diffèrent :
la liste de colisage détaille le contenu physique ;
le bordereau de colisage s’utilise surtout en entrepôt, afin de vérifier la conformité des colis préparés avec la commande avant expédition ;
le bordereau d’expédition confirme la remise effective de la marchandise au transporteur.
👉 En résumé : la liste et le bordereau de colisage décrivent ce qui part, le bordereau d’expédition quand et comment cela part.
Cas d’usage de la packing list : est-elle obligatoire ?
Bien qu’il n’y ait pas d’obligation légale à proprement parler, la liste de colisage est exigée par les transporteurs et la douane dans deux cas de figure :
Le transport international (import / export) : les douanes se basent sur cette fiche pour vérifier le contenu réel des colis et de le comparer avec la facture commerciale. Sans lui, la marchandise peut être bloquée en douane ou, au mieux, retardée.
Les expéditions importantes en B2B ou sous contrat logistique : les transporteurs et les destinataires s’en servent pour contrôler la conformité des livraisons avec les accords initiaux.
En-dehors de ces deux cas de figure, il arrive que la liste de colisage soit fortement conseillée, même si elle n’est pas obligatoire. Il s’agit par exemple des livraisons nationales (en France métropolitaine) où elle facilite le suivi des envois, étape par étape, surtout dans le e-commerce ou la distribution multi-colis.
Pour de petits envois individuels, en revanche, la facture ou le bon de livraison suffisent, car il est plus facile de repérer des manquements dans ce cas.
⚠️ Attention : la liste de colisage est exigée pour les échanges de marchandises avec les territoires d’outre-mer. Même si ces territoires font partie de la France, ils sont soumis à des formalités douanières spécifiques, car ils sont hors du territoire fiscal de l’Union européenne. Sont donc concernés :
Les DROM (Départements et Régions d’Outre-Mer) : Guadeloupe, Martinique, Guyane, Réunion, Mayotte.
Les COM (Collectivités d’Outre-Mer) : Polynésie française, Saint-Barthélemy, Saint-Martin, Saint-Pierre-et-Miquelon, Terres-australes-et-antarctiques-françaises, Wallis-et-Futuna, Nouvelle-Calédonie.
Que contient une liste de colisage ?
Informations sur les marchandises
Inclure une description détaillée :
les produits
la quantité
le code tarifaire harmonisé pour chaque article
Cette précision est essentielle pour éviter les confusions et accélérer les processus douaniers.
Détails sur l'emballage
La liste doit mentionner le type d'emballage utilisé (cartons, palettes, conteneurs) et, si nécessaire, les instructions spécifiques liées à la manipulation des marchandises.
Poids et dimensions
Le poids brut et les dimensions de chaque colis doivent être clairement indiqués pour faciliter la planification du transport et le calcul des coûts.
Informations spécifiques
Pour les colis nécessitant des précautions particulières, comme les matières dangereuses, des informations spécifiques doivent être fournies pour assurer une manipulation et un transport sécurisés.
Liste de colisage : quels avantages ?
Une liste de colisage se présente sous forme d’un ou plusieurs tableaux où chaque champ a une utilité précise dans la traçabilité et la conformité logistique.
Élément
Description
Exemple
Description produit
Détails des marchandises : nom, référence, quantité, code tarifaire si export.
Cartons de 12 bouteilles de 1 L – code SH 2201
Emballage
Type de conditionnement utilisé : carton, palette, conteneur…
Palette Europe 120 x 80 cm
Poids et dimensions
Poids brut/net et taille de chaque colis pour le calcul des coûts et du chargement.
45 kg – 1,20 x 0,80 x 1,50 m
Informations spécifiques
Mentions particulières : produits dangereux, fragiles, température contrôlée, etc.
ADR – classe 3, inflammable
Pourquoi la liste de colisage est essentielle ?
Au-delà de son utilité administrative, c’est un levier d’efficacité logistique, et ce, sur les plans : opérationnel, économique et commercial.
1. Des bénéfices opérationnelsUne packing list précise réduit de manière significative les oublis durant la préparation de commandes et, par conséquent, les litiges liés aux livraisons.
👉 L’étude “Customs Clearance Delays Due to Documentation Issues” signale que les incohérences entre les documents (par exemple entre bon de commande et packing list) provoquent des inspections supplémentaires lors des dédouanements.
En interne, cette fiche améliore la coordination et la communication entre les différents services de l’entreprise : entrepôt, acheminement et comptabilité se retrouvent sur le même niveau d’information. Cela favorise une circulation fluide et un suivi précis des flux.
2. Des gains financiers et douaniers
Clair et conforme, un document d’export accélère les contrôles et évite donc les frais inattendus liés aux blocages en douane. C’est aussi le moyen de réduire les litiges, avec et entre les transporteurs, et d’optimiser les coûts d’assurance.
💡 Bon à savoir : les douanes françaises rappellent qu’une liste de colisage détaillée limite les risques d’amendes pour déclaration inexacte et facilite le calcul des droits de douane et des taxes.
3. Des avantages commerciaux
Une liste de colisage bien structurée assure une traçabilité complète des expéditions : chaque produit, colis ou poids est identifié. L’objectif ? Anticiper les réclamations et offrir une meilleure expérience client.
Résultat ? Grâce à cette preuve de transparence, l'entreprise renforce la confiance des clients professionnels (en B2B), comme celle des partenaires logistiques, dont les transporteurs.
📌 En résumé : l'avantage est triple : gain de temps, coûts logistiques réduits, satisfaction accrue. Il s’agit là d’un outil fondamental pour la performance logistique.
Comment créer une liste de colisage efficace ? Guide pas-à-pas
Vous souhaitez créer une liste de colisage claire et complète ? Voici les 6 étapes à suivre :
Collecter toutes les informations utiles : désignation des marchandises, quantités, poids, dimensions et type d’emballage.
Vérifier la correspondance avec la facture commerciale : il est primordial que les descriptions, quantités et valeurs figurent à l’identique sur les deux documents.
Choisir un modèle adapté (national ou export) : pour les envois internationaux, la packing list doit inclure le code SH (Système harmonisé) et les informations requises en douane en fonction des pays.
Saisir les données : chaque champ doit être rempli soigneusement et avec précision. Relisez attentivement le ou les tableaux, une fois remplis, pour éviter toute erreur logistique.
Le joindre au dossier d’expédition – avec le bordereau de transport, le bon de livraison, les certifications produits, etc. : elle doit être facilement accessible aux transporteurs et aux autorités douanières.
Archiver : conservez une copie numérique dans votre système de gestion ou sur votre WMS (Warehouse Management System) pour faciliter la traçabilité des flux et les audits logistiques.
Points de vigilance : nos conseils pour éviter les erreurs courantesPour assurer la conformité de votre liste de colisage, il est important de :
Faire preuve de précision : mettez autant de détails que possible dans la description des articles.
Assurer une mise à jour régulière : les informations doivent être à jour, afin de refléter fidèlement le contenu à expédier.
Appliquer une double vérification : les poids et dimensions doivent être correctement mesurés et reportés.
Quels documents joindre à la liste de colisage ?
Le transport de marchandises, en particulier à l’international, exige un certain nombre documents pour considérer la conformité d’un envoi. En voici les principaux.
Document
Rôle
Lien avec la packing list
Facture commerciale
Déclare la valeur des marchandises et les conditions de vente (Incoterms, prix, devise).
Doit correspondre exactement à la déclaration de la liste de colisage (désignation, quantités, poids).
Lettre de transport aérien (LTA) ou connaissement (BL)
Sert de contrat entre l’expéditeur et le transporteur, précisant le mode de transport (aérien, maritime, routier).
Vérifie le poids, le volume et le nombre de colis indiqués dans la packing list.
Certificat d’origine
Atteste du pays de fabrication des marchandises, nécessaire pour les formalités en douane et les accords commerciaux.
Reprend les informations produits issues de la liste de colisage.
Déclaration d’exportation (DAU)
Document réglementaire exigé pour les expéditions hors UE.
S’appuie sur les données colis (poids, nature des produits, nomenclature SH) pour valider la conformité export.
Digitalisation et automatisation de la liste de colisage
Contrairement aux listes papier, la packing list digitale centralise les informations dans un format électronique compatible avec les autres outils de gestion logistique. En résulte une transmission automatique et instantanée aux transporteurs, aux services de douanes et aux clients, sans ressaisies, ni perte de données.
Les bénéfices d’une liste de colisage numérique
Passer à une liste digitale renforce les avantages d’une packing list classique :
une traçabilité totale grâce au suivi de chaque colis sur toute la chaîne de transport, surtout lorsqu’il est multimodal, avec un historique précis des éventuelles modifications ;
une automatisation du remplissage des informations qui implique un gain de temps significatif ;
une réduction des erreurs avec des contrôles automatiques qui détecter toute incohérence entre la facture, le bon de commande et la liste de colisage ;
un partage plus simple via un lien sécurisé ou un QR code, accessibles à tous les acteurs de la chaîne logistique.
Exemples d’outils pour automatiser la packing list
Nombreuses sont les solutions logicielles qui intègrent aujourd’hui la digitalisation de la liste de colisage :
les TMS (Transport Management System), comme Shiptify, automatisent la génération des documents d’envoi
les ERP, ou PGI en français (Progiciel de gestion intégré), comme Odoo, SAP ou Sage, centralisent les données commerciales, logistiques et comptables ;
les plateformes collaboratives de supply chain permettent aux partenaires d’accéder aux mêmes informations en temps réel.
💡 Bon à savoir : en combinant TMS Shiptify et ERP, une entreprise peut réduire de 30 à 50 % le temps consacré à la préparation documentaire, tout en améliorant la fiabilité des données export.
Shiptify simplifie la gestion de vos listes de colisage
Saisir chaque donnée à la main, en vérifier l’exactitude, recalculer les poids ou les volumes… autant de tâches répétitives qui génèrent des oublis, des doublons et des retards cumulés.
La mission du TMS Shiptify est justement de dépasser ces contraintes et d’éliminer tous les risques qu’elles entraînent. L’outil automatise la création et la gestion des listes de colisage à partir des données déjà présentes dans votre système : commandes, factures, inventaire, etc.
Une solution tout-en-un pour centraliser et fiabiliser vos expéditions
Shiptify met à votre disposition un TMS complet et personnalisable. Les informations sont centralisées et synchronisées entre tous les acteurs : préparateurs, transporteurs, services logistiques et comptables.
✅ Les grilles tarifaires intégrées calculent automatiquement le prix du transport selon le poids, le volume et le nombre de colis.
✅ Les demandes de cotation simplifiées et pré-enregistrés vous soulagent de la ressaisie manuelle et accélèrent la génération de nouvelles packing lists.
✅ Un tableau de bord adapté à votre activité offre une vision claire des expéditions, du statut de chaque colis et des documents associés.
Des résultats mesurables sur le terrain
Les utilisateurs de Shiptify lui attribuent la note de 4,7/5 sur Capterra. Les entreprises ayant automatisé leurs listes de colisage avec le TMS constatent :
une réduction du temps de préparation documentaire ;
une diminution des erreurs de saisie ;
une meilleure visibilité logistique sur les flux internationaux.
Ces résultats démontrent que digitaliser et automatiser la liste de colisage n’est plus un atout, mais une nécessité pour les organisations souhaitant optimiser leur supply chain.
