De façon générale, la facturation est vitale pour toute entreprise et répond à des critères propres à chaque vente. Lorsqu’il s’agit de prestations de transport, certains de ces critères correspondent à des options, et d’autres, à des lignes imposées par la loi ou l’entreprise elle-même. Ces différentes lignes font partie des éléments à noter sur le devis précédent la réalisation. Avant de s’engager avec un transporteur, il est nécessaire de bien connaître ce qui est obligatoire ou non. Mais bien gérer sa facturation transport, c’est aussi prévoir et anticiper les coûts imprévus, on vous explique tout !
Les fondamentaux de la facturation transport
Qu’est-ce qu’une facture de transport ?
Une facture de transport émane d’une société qui propose des prestations de transport. Cela peut concerner un industriel qui vend des marchandises et facture aussi leur livraison, mais il s’agit le plus souvent d’entreprises logistiques, spécialisées dans le transport. On parle ici de transporteurs bien sûr, mais également de commissionnaires de transports (affréteurs), aptes à gérer les flux multimodaux.
De quoi est composée une facture de transport ?
Lorsque vous contractez avec un transporteur, ou un commissionnaire, il vous facture la prestation dès qu’elle s’achève. Vous aurez très certainement accepté un devis préalable, qui comprend déjà l’essentiel de la tarification. Cependant, d’autres éléments peuvent s'ajouter au cours du transport. C’est notamment le cas pour les itinéraires internationaux, qui comprennent des douanes, ou plusieurs modes de transport.
Certains de ces coûts sont prévisibles, cela va dépendre du déroulé du voyage et de ses impondérables. Par exemple, si la marchandise reste bloquée en douane parce que vous avez omis ou mal rempli un document d’accompagnement, les frais d’immobilisation du véhicule ou les frais de stockage vous seront répercutés, en sus du montant du transport initial. De même pour le transport maritime, des frais de surestaries peuvent s’appliquer si vous ne récupérez pas la marchandise débarquée assez rapidement.
Mais de manière générale, les factures transport comprennent d’abord le trajet réalisé, souvent calculé selon les kilomètres parcourus, notamment dans le transport routier. Il faut ensuite compter les frais de dossier, l’établissement des documents douaniers à l’international, l’assurance ad valorem quand il y a une valeur déclarée, et bien sûr la surcharge carburant, en pied de facture.
Quelles sont les spécificités relatives au secteur du transport ?
Parmi les spécificités propres au domaine du transport, on trouve :
- Les taxes ;
- La surcharge carburant ;
- Les frais de péage et de route ;
- Les surcharges liées à la distance et au temps ;
- Les frais d’urgence ;
- Les frais d’assurance ;
- Les frais liés aux réglementations spécifiques ;
- Les frais liés à des événements particuliers.
Enjeux et défis de la facturation dans le transport
L’un des enjeux de la facturation transport concerne la gestion de la surcharge carburant, qui occupe une place importante. Le fait que les prix du carburant soient sujets à de fortes variations constitue l’un des principaux défis pour les entreprises de transport, entraînant un impact significatif sur leurs coûts opérationnels. Pour faire face à cette instabilité, les transporteurs instaurent des mécanismes de gestion de la surcharge carburant, en ajustant régulièrement leurs tarifs, reflétant ainsi les fluctuations du marché. Notez cependant que les transporteurs ne sont pas libres de choisir leur taux de surcharge. Ils doivent se référer à l’indice CNR, qui suit l’évolution mensuelle du cours de pétrole.
D’autres défis attendent les entreprises de transport, en particulier la digitalisation et l’automatisation des processus de facturation. La transformation numérique offre des opportunités considérables pour simplifier et optimiser la gestion de la facturation transport. L’automatisation de tâches manuelles, la dématérialisation des factures et l’utilisation de solutions de gestion de transport spécialisées peuvent permettre aux entreprises de gagner en efficacité, de réduire les coûts et minimiser les risques d’erreurs.
À quoi ressemble un processus de facturation ?
Les étapes clés pour facturer une prestation de transport
La première étape d’une facturation correcte commence par une communication précise avec le client. Voici les points à définir, afin de permettre le calcul du prix de transport, et qui figureront aussi sur la facture finale :
- Les lieux de départ et d’arrivée, avec les codes postaux, noms des villes et des destinataires ;
- Les dates de réalisation souhaitées ;
- L’incoterm ;
- La quantité d’unités de manutention, avec leurs dimensions et poids ;
- Le volume de l’expédition ;
- Les frais de documents douaniers ;
- Le coût de l’assurance ad valorem, avec sa valeur déclarée ;
- Les différentes taxes, droits, etc. ;
- La surcharge carburant ;
- L’éco participation ;
- La contribution sanitaire ;
- Les montants hors taxes et TTC.
La digitalisation de la facturation
La réglementation française va obliger les entreprises à transmettre leurs factures de façon numérique. Les entreprises de transport peuvent en tirer des bénéfices, car en adoptant des solutions numériques, elles peuvent simplifier et accélérer la gestion des factures. Les avantages sont nombreux : réduction des risques d’erreurs, rapidité de transmission et donc de traitement, automatisation des tâches répétitives, etc. Ces solutions libèrent ainsi du temps et des ressources pour se concentrer sur d’autres aspects de l’activité. Notez également que la digitalisation offre une traçabilité et une transparence accrues, permettant aux clients de suivre en temps réel le statut de leurs factures et de leurs paiements.
Afin de mettre en œuvre la digitalisation de la facturation, il est nécessaire d’adopter des logiciels spécialisés ou des plateformes en lignes dédiées à la gestion des transactions. Le logiciel le plus utilisé reste le TMS (Transport Management System) qui englobe toutes les activités qui entourent le transport, y compris la documentation et la facturation. Cet outil permet de créer, envoyer et suivre les factures de manière efficace, tout en facilitant la communication avec les clients. La sécurisation des données est renforcée grâce à des mesures de protection avancées, réduisant les risques de fraudes ou de pertes d’informations sensibles.
Comment intégrer la facturation en comptabilité ?
L’intégration de la facturation en comptabilité dans le secteur du transport assure une gestion financière efficace et précise. Lors de la saisie d’une facture transport dans les comptes, plusieurs étapes doivent être suivies et plusieurs éléments correctement renseignés. Du point de vue de l’achat, la facture transport doit être enregistrée dans les comptes fournisseurs, alors que du point de vue de la vente, elle entre dans les comptes clients.
Factures transport : quoi saisir ?
Voici les informations à saisir dans le logiciel de comptabilité dans le cadre d’un achat de transport :
- Numéro de facture : pour identifier la facture de manière unique ;
- Date de la facture : date d’émission de la facture ;
- Nom du fournisseur : entreprise qui a fourni la prestation de transport ;
- Montant HT de la facture : total des prestations hors taxes ;
- Taux de TVA applicable : attention ce taux peut différer selon qu’on se trouve en transport national ou international : Montant de la TVA : calculé d’après le taux de TVA ;
- Montant TTC de la facture : total des prestation toutes taxes comprises ;
- Détail des prestations : quantité, dimensions, lieux de prise en charge et de livraison, etc. ;
- Compte de charge à utiliser : compte comptable auquel imputer la dépense de transport (par exemple, “625 - Achats de transports de marchandises”).
Mais, lorsque vous vendez une prestation de transport, les éléments à enregistrer sont à peu près les mêmes qu’à l’achat, sauf ceux-ci :
- Nom du client : entreprise qui a reçu la prestation de transport ;
- Compte de charge à utiliser : compte comptable auquel imputer la dépense de transport (par exemple, “706 - Ventes de transports de marchandises”).
Dématérialisation : fluidité et automatisation des processus comptables
Il y a un impact significatif de la dématérialisation sur ces processus comptables. Cette méthode présente des avantages certains en termes d’efficacité, de traçabilité et de réduction des cours. En remplaçant les factures papier par des factures électroniques, les entreprises de transport simplifient et accélèrent le processus de saisie comptable. Cela leur permet de réduire les délais de traitement et les risques d’erreurs. En outre, cette dématérialisation offre une gestion plus efficace des documents, en facilitant leur stockage, leur recherche et leur archivage. Leur sécurité est accrue, car les factures électroniques sont sécurisées et infalsifiables. C’est un moyen d’améliorer la productivité des équipes comptables et de réduire les coûts associés à la gestion des documents papier.
Pourquoi Shiptify permet une facturation transport efficace ?
Shiptify propose une solution digitale pour la gestion logistique des entreprises (ETI et grands groupes). Logiciel dédié à l’efficacité opérationnelle des flux de marchandises, son interface unique offre la gestion et le pilotage multi-transporteur avec son segment TMS, et la gestion des quais et des rendez-vous en entrepôt avec la partie maîtrise de l’activité. La solution développée par Shiptify répond aux enjeux modernes de la facturation dans le transport grâce à des fonctionnalités précises.
Centralisation et automatisation des processus de facturation
Shiptify centralise l’ensemble des factures de transport en un seul endroit, permettant ainsi une gestion et un contrôle simplifiés, avec un suivi en temps réel, afin de garder une vue d’ensemble sur les différents statuts des dossiers de facturation. L’automatisation de tâches répétitives, telles que la saisie des données et le calcul des prix, libère du temps pour les équipes et réduit les risques d’erreurs.
Comparaison et choix rapide des offres de transporteurs
Shiptify permet de lancer plusieurs consultations de transporteurs simultanément. Le but est de recevoir des réponses aux appels d’offres et pouvoir comparer les prix, les délais ou les conditions entre les prestataires.
Simplification des contrôles de factures avec des données centralisées
Grâce à la centralisation des données, Shiptify simplifie considérablement les contrôles de factures. Les équipes peuvent facilement identifier les écarts de prix, vérifier la conformité des factures et les approuver en quelques clics.
Les fonctionnalités spécifiques de Shiptify pour une gestion optimale des factures transport
- Gestion des différents statuts de dossiers facturation : Non Valorisé, À vérifier, Écart, Bloqué, et Vérifié, chacun indiquant une étape du processus de facturation, de la tarification manquante à la vérification finale d’une facture.
- Gestion des écarts de prix : Shiptify facilite la gestion des écarts de prix, avec la possibilité d’accepter ou de refuser cet écart, avec des procédures spécifiques pour chaque choix.
- Regroupement d’ordres de transport : Shiptify permet de regrouper plusieurs ordres de transport sur une seule facture, facilitant le contrôle puis la gestion. Il est également possible d’établir une pré-facture pour validation du client avant la facturation définitive.
- Modification des coûts de transport : Shiptify autorise la modification des coûts de transport en cas de nécessité opérationnelle, avec, par exemple, l’ajout de coûts accessoires. Le logiciel s’occupe également de gérer les indices mensuels, et la fluctuation de la surcharge carburant.
Vous l’aurez compris, Shiptify se positionne comme un véritable allié pour les entreprises logistiques qui souhaitent optimiser leur gestion de la facturation transport. Grâce à sa solution complète et intuitive, Shiptify vous fait gagner en efficacité, en réduction des coûts et en amélioration de la satisfaction client.
