Le transport international de marchandises est un exercice extrêmement complexe qui requiert une réelle expertise. Dans ce processus, la lettre de voiture est un outil indispensable. Depuis plusieurs années, la lettre de voiture traditionnelle fait progressivement place à sa jumelle numérique : l’e-CMR. Focus sur ce nouvel outil.
- Qu'est ce que l'e-CMR
- Historique et évolution de la lettre de voiture électronique
- Comment ça fonctionne ?
- Les avantages
- Quelles perspectives d'avenir ?
- Quels liens entre e-CMR et TMS ?
Qu'est ce que l'e-CMR ?
Définition de l'Electronic Consignment Note
L’Electronic Consignment Note ou e-CMR, signifie en français : lettre de voiture électronique. Il s’agit d’une version numérique de la lettre de voiture traditionnelle utilisée notamment pour le transport routier ou maritime.
A l’image de la lettre de voiture papier, il regroupe et synthétise des informations essentielles au bon déroulement d’une livraison.
Pourquoi c'est important de digitaliser ?
L’e-CMR est une des nombreuses formes du nouvel arsenal digital qui se déploie à grande vitesse dans le secteur des transports. Pour les entreprises logistiques, la digitalisation est massive car elle joue un rôle crucial et offre de nombreux avantages :
- Optimisation des opérations et réduction des coûts,
- Amélioration de la traçabilité, de la planification et de la qualité de service
- Réduction des délais de livraison
- Facilitation de la conformité règlementaire
- Augmentation de la satisfaction client
Dans ce secteur hautement concurrentiel, l’adoption de nouvelles technologies est un levier de productivité, d’efficacité et de compétitivité. Pour les entreprises de transports et de logistique, la digitalisation est clairement devenue une priorité majeure.
Historique et évolution de la lettre de voiture électronique
Genèse et premières utilisations de l'e-CMR
Les premières utilisations expérimentales de l’e-CMR ont probablement eu lieu dans les années 1990. Leur utilisation s’est répandue, à mesure que le secteur du transport international de marchandise se numérisait et investissait dans des systèmes de gestion informatisés. De cette manière, son utilisation s'est adaptée aux besoins des professionnels du transport de marchandises, offrant des avantages considérables en comparaison aux lettres de voiture standard.
Lettre de voiture papier VS e-CMR
Tous deux contiennent les mêmes informations, ont la même utilité et la même valeur sur le plan légal. Mais ces documents diffèrent par plusieurs aspects. Voici les principales différences.
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LETTRE DE VOITURE PAPIER |
e-CMR |
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Format |
Documents physiques, généralement imprimés sur du papier, qui accompagnent les marchandises lors de leur transport. |
Documents numériques, stockés sous forme électronique, généralement dans des systèmes informatiques ou des applications dédiées. |
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Gestion |
Elles nécessitent une gestion manuelle, y compris la saisie manuelle des données, la distribution physique et le stockage des documents. |
Gérées électroniquement, ce qui permet une automatisation plus poussée des processus de transport. |
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Efficacité |
Elles peuvent être sujettes à des retards et à des erreurs humaines, en particulier lors de la saisie manuelle des informations. |
Elles sont généralement plus efficaces en termes de rapidité, d'exactitude et de traçabilité grâce à l'automatisation. |
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Traçabilité |
La traçabilité des lettres de voiture papier est limitée, car elles ne peuvent pas fournir une visibilité en temps réel sur l'état des marchandises en transit |
Permettent une meilleure traçabilité grâce à leur capacité à être mis à jour en temps réel et à fournir des informations actualisées sur l'emplacement des marchandises. |
En résumé, les e-CMR offrent généralement des avantages significatifs en termes de rapidité, de précision et de traçabilité grâce à la numérisation.
Comment fonctionne l'e-CMR ?
Lettre de voiture électronique : sa structure
Tout comme la lettre de voiture traditionnelle, la lettre de voiture électronique est conçue pour être générée, signée, transmise et stockée électroniquement.
Elle se compose de la manière suivante :
- L’en-tête récapitule les noms de l'expéditeur et du destinataire de la marchandise, leurs adresses respectives ainsi que la date de création.
- Une deuxième section détaille la marchandise : sa quantité, son poids et son volume. Leur nature est mentionnée (produits alimentaires, chimiques, matériaux de construction, etc.) ainsi que leur valeur à des fins d'assurance ou de responsabilité.
- Un numéro de référence leur est également attribué.
- L’itinéraire et les conditions de transport y figurent également. Sont rapportés : le point de chargement et de livraison, l’itinéraire prévu y compris les points de passage, la date et l’heure de chargement et de livraison ainsi que d’éventuelles conditions spéciales.
- Les informations liées au transporteur sont mentionnées : nom et adresses, coordonnées du chauffeur, immatriculation du véhicule
- La signature électronique de l’expéditeur ou du transporteur atteste de l’acceptation des termes contractuels.
- Les conditions générales du contrat de transport y figurent également.
Une fois les marchandises livrées, elle peut être mise à jour pour inclure la preuve de la livraison, généralement sous forme de signature électronique du destinataire. Enfin, à chaque étape, il est possible de suivre en temps réel l’état de l’e-CMR et recevoir des notifications de mise à jour. Un avantage non négligeable en terme de traçabilité et de performance du suivi.
Technologies sous-jacentes et sécurisation des données
La sécurisation des données repose sur plusieurs technologies clés :
- Le chiffrement,
- La signature électronique,
- Les certificats numériques,
- La gestion des identités et des accès,
- Les protocoles de sécurité réseau,
- Les systèmes de gestion de la sécurité de l'information (ISMS),
- L’horodatage,
- Le stockage sécurisé.
Toutes ces technologies garantissent l'intégrité, la confidentialité et l'authenticité des données durant l’ensemble du cycle de vie des documents. Elles offrent ainsi une solution robuste et sécurisée pour l'échange de données, essentielles au bon déroulement des opérations.
Création, transmission et validation de l'e-CMR
La mise en place de l’e-CMR implique trois étapes essentielles pour créer, partager et authentifier. Généralement, la création débute dans un système de gestion des transports (TMS). Ce système génère automatiquement une lettre de voiture digitale, conforme aux normes et à la législation en vigueur. Il est ensuite signé électroniquement par les parties concernées.
La transmission s’effectue me manière sécurisée via des protocoles HTTPS ou SFTP, avec notification aux parties prenantes pour un accès en toute sécurité. Enfin, lors de la validation, les signatures électroniques sont vérifiées pour en garantir l'authenticité. Les détails de l'ecmr sont comparés à la réalité des marchandises et à leurs conditions de transport pour assurer la conformité. Une fois validé par toutes les parties, le document devient une preuve légale du contrat de transport et est archivé en toute sécurité.
Avantages de l'E-CMR
Réduction des coûts et gains d'efficacité
L'un des premiers et des plus évidents atouts réside dans la réduction des coûts opérationnels. La transition de la documentation papier vers l'électronique permet d'éliminer les dépenses liées à l'impression, la distribution, et le stockage des documents physiques. Les économies réalisées sont considérables. En particulier pour les entreprises réalisant un grand volume de transports. De plus, l'automatisation des processus liés à l’e-CMR simplifie la gérance des documents, réduisant ainsi les coûts administratifs et les risques d'erreurs humaines. Les responsables de site et les responsables d'exploitation constatent rapidement une amélioration de l'efficacité opérationnelle, une optimisation des ressources et des processus plus agiles.
Réponse environnementale
Il s'inscrit également dans une perspective de limitation de l’impact environnemental de l’activité. L'abandon progressif des supports manuscrits au profit de l'électronique contribue de manière significative à la réduction de la consommation de papier et à la réduction des déchets. La suppression des déplacements physiques pour la distribution des documents entraîne moins d'émissions de CO2 liées au transport. Les professionnels de la logistique peuvent ainsi limiter leur empreinte carbone.
Amélioration de la traçabilité et de la transparence
L'e-CMR renforce considérablement la traçabilité des marchandises tout au long de leur parcours. L'automatisation et son intégration à d'autres systèmes de gestion rend possible le suivi en temps réel de l'emplacement et de l'état des marchandises. Ce qui minimise également les risques de pertes ou de vols.
De plus, il améliore la transparence des transactions en enregistrant de manière immuable toutes les opérations liées au transport. Cette traçabilité accrue renforce la confiance des clients et des partenaires commerciaux. Un véritable atout pour des relations commerciales solides et durables !
Simplification administrative et réduction des erreurs
L'une des sources de frustration majeure dans l'industrie de la logistique réside dans la complexité administrative. Les nombreuses étapes de documentation, de vérification et de validation sont chronophages et exposent les opérations à des erreurs potentielles. L'e-CMR simplifie radicalement ces processus. La saisie des données est facilitée, avec une réduction significative des champs manuels à remplir. Les erreurs de saisie sont minimisées, ce qui réduit les risques de litiges et de coûts imprévus. De plus, les signatures électroniques et les protocoles de sécurité renforcés garantissent l'authenticité et renforcent la sécurité des transactions.
Quelles perspectives d'avenir pour l'e-CMR ?
Les innovations technologiques à venir
Les ecmr vont intégrer de nouvelles fonctionnalités pour s’adapter toujours plus étroitement aux évolutions du transport. Les innovations attendues incluent l'intégration de l'Intelligence Artificielle (IA) pour une automatisation avancée, l'utilisation de la blockchain pour renforcer la sécurité, mais aussi le recours à l'Internet des objets (IoT) pour optimiser la traçabilité en temps réel.
Des applications mobiles conviviales et ergonomiques faciliteront le travail sur le terrain, tandis que l'analyse avancée fournira des insights pour optimiser les opérations.
En vue de réduire l’impact écologique du secteur, de nouvelles normes pourraient être élaborées et l’e-CMR aura la capacité de suivre en direct l'empreinte carbone émise par les transports.
La sécurité sera également renforcée grâce à des mesures avancées comme la biométrie.
Enfin, des e-CMR spécifiques répondront aux besoins de divers secteurs tout en améliorant leur interopérabilité.
Extension à d'autres secteurs et intégration avec d'autres systèmes numériques
La lettre de voiture numérique, du fait de ses qualités intrinsèques, est un outil hautement interopérable. C’est-à-dire qu’il a la capacité de s’intégrer et de dialoguer avec d’autres systèmes informatiques. Pour les entreprises du transport et de la logistique, cela représente une réelle opportunité d’améliorer la coordination entre les parties prenantes.
Au-delà du domaine de la logistique et en raison du développement global des activités digitales dans l’ensemble des secteurs économiques, d’autres branches professionnelles pourraient intégrer l’e-CMR dans leur fonctionnement et en tirer de larges bénéfices.
Dans le domaine de la santé par exemple, cela assurerait la traçabilité des produits thérapeutiques et s’implémenterait aux dossiers médicaux électroniques (DME) pour en optimiser le suivi. L'agriculture et la distribution pourraient y recourir également en vue d’améliorer le suivi des produits alimentaires. En ce qui concerne l'industrie manufacturière, il représenterait une solution efficace pour gérer les matériaux et les composants et réduire ainsi les coûts logistiques. Dans le secteur énergétique, la lettre de voiture numérique pourrait garantir la traçabilité des équipements et appliqué à la finance, il contribuerait à renforcer la sécurité des transactions.
Quel lien entre E-CMR & TMS ?
Intégré au TMS : un suivi en temps réel de A à Z
Que peut donner l’utilisation d’un ecmr implémenté à un logiciel de Transport Management System ?
Lorsqu'une mission de transport est créée dans le TMS, il génère automatiquement une e-CMR qui contient toutes les informations nécessaires. Le transfert en temps réel des données entre les deux systèmes peut alors commencer !
Lorsque le chauffeur démarre la mission de livraison, l'e-CMR devient la source d'informations en temps réel pour le TMS. Tout au long du processus de livraison, les mises à jour sont continuellement saisies, qu'il s'agisse de la prise en charge de la cargaison, des horaires de livraison estimés ou des problèmes éventuels rencontrés en cours de route. Le logiciel TMS surveille en permanence la lettre de voiture électronique et, lorsqu'une livraison est effectuée, il compare les données avec les informations préalablement définies pour cette mission. Si tout concorde, la livraison est marquée comme complète, déclenchant ainsi automatiquement des notifications aux parties prenantes, comme le client.
E-CMR et TMS : pourquoi cette intégration ?
Les deux sont des outils numériques destinés à moderniser et à simplifier la gestion appliquée à la logistique. Imbriquer ces deux outils contribue largement à démultiplier leurs avantages mutuels : traçabilité, réduction des coûts et des erreurs, gain de temps …
Le pilotage des transports est facilitée, ce qui contribue à rendre la chaîne d'approvisionnement plus agile et plus réactive aux besoins du marché. Cette synergie entre les deux représente pour les entreprises de transport, l’opportunité d’effectuer un véritable bond en avant technologique.
Pourquoi faire le choix de Shiptify ?
Comme nous venons de le voir, l’e-CMR bénéficie de nombreux avantages et, couplés à un TMS, la puissance des deux outils combinés ouvre la voie à une véritable révolution numérique appliquée à la logistique.
Cependant, tous les acteurs du transport n’ont pas encore forcément atteint ce niveau de technicité. Dans ce cas, certains logiciel de gestion de transport, à l’image de Shiptify proposent une solution hybride qui permet de sortir de la gestion manuscrite des lettres de voiture tout en continuant à y recourir si besoin.
En effet, grâce à son interface ergonomique et à ses nombreuses fonctionnalités, le TMS Shiptify peut digitaliser et stocker ce document.
Comment ? En voici un rapide cas d’usage : Depuis son smartphone, un transporteur peut aller sur la plateforme TMS, prendre une simple photo de la lettre de voiture et, en quelques clics, la lier à l’ordre de transport correspondant. Facilement accessible, partageable à tous, et stockée pendant 10 ans, Shiptify ouvre à une nouvelle coopération digitale des acteurs de la chaine logistique.
