La prise de RDV sur entrepôt ou site de production est déjà devenue un standard des chaînes logistiques et de la collaboration entre partenaires.
Même si celle-ci peut être vécue comme une tâche supplémentaire par les transporteurs, il faut surtout la voir comme un investissement pour garantir une prise en charge rapide des transporteurs sur site, et une meilleure utilisation des moyens tant côté transporteur que entrepôt…
… si les sites logistiques jouent le jeu d’accueillir au mieux les conducteurs bien sûr !
La prise de RDV en entrepôt sans TMS
La prise de RDV par les transporteurs
Le grand classique de la prise de rendez-vous : un email ou un numéro de téléphone pour contacter le site logistique sur lequel livrer ou charger. Le must étant (et ça existe encore…) le numéro de fax !
20 à 30% des rendez-vous sont pris par le donneur d’ordre, qui impose ensuite cette contrainte de livraison à son transporteurs. La grande majorité des rendez-vous est donc prise directement par les transporteurs, ce qui est une bonne chose : cela leur permet d’optimiser leur tournée et planning chauffeur.
Mais il faut être réaliste : les transporteurs n'aiment pas les RDV, et on les comprend !
Si c’est par un coup de téléphone, la ligne est souvent occupée, ou alors on me fait patienter. Pire, la journée est peut-être déjà finie pour les équipes administratives du client à livrer et je vais devoir attendre demain pour les rappeler. Mais l’avantage du coup de fil, c’est qu’au moins, j’ai une confirmation en live !
En effet, par mail, c’est plus pratique, car je peux faire ma demande à n’importe quel moment de la journée.
Mais le problème est que je dois du coup attendre une confirmation. Et parfois, il faut même que je relance, ce qui m’oblige à avoir un suivi permanent de mes demandes en cours.
La création du planning
Allons voir désormais du côté de l'entrepôt.
- Option 1 : je n'ai pas de prise de RDV
Les camions se présentent quand ils le souhaitent. Pour certains sites avec des flux réduits, ça ne pose pas de problème.
Mais pour la plupart des entrepôts, cela engendre des pics d’activités dans un sens, et du sur-staffing dans l’autre. Bref, j’ai soit trop de camions dans la cour, soit trop de personnes staffées.
Et dès que j’ai trop de camions, ça couine (permettez-moi l’expression) dans tous les sens : entre mes équipes et les conducteurs, mais aussi entre mes équipes avec des quais surchargés qui empêchent tout le monde de bien travailler.
Certains sites sont même tellement célèbres pour cela que certains transporteurs refusent même d’y charger et décharger.
- Option 2 : j'ai déjà mis en place la prise de RDV
J’ai donc une personne dédiée à gérer les coups de téléphone ou les mails de demande de rendez-vous. Un boulot assez stressant : pas facile de devoir refuser une demande, et de gérer les multiples coups de fils qui arrivent souvent au même moment.
Le grand classique est d’enregistrer chaque demande de RDV dans un fichier Excel ou un planning Outlook, ce qui me permet de lisser la charge de travail sur mes quais. Tous les matins, j’imprime ce planning pour le partager avec les équipes Réception.
Pas de place à des mises à jour en temps réel une fois ce planning imprimé : bref, on repasse en mode téléphone pour se passer les dernières infos !
La gestion des camions
Mes équipes travaillent sur le fichier Excel imprimé, en le mettant à jour au fur et à mesure de la journée. Difficile de partage l’info entre les équipes, tout se fait au bouche-à-oreille.
Par ailleurs, à la fin de la journée, aucun indicateur ou KPI du nombre de camions receptionnés ou en retard : on a pas le temps de collecter toutes ces infos.
Faire un fichier Excel pour tout compiler serait idéal mais me ferait perdre beaucoup de temps au quotidien alors que c’est le feu sur les quais…
La prise de RDV en entrepôt avec TMS
La prise de RDV par les transporteurs
Avec mon TMS et sa fonction de prise de RDV en ligne, j’ai un lien web disponible qui leur permet de prendre RDV en ligne quand ils le souhaitent : certains l’appellent même le Doctolib de l’entrepôt !
Grâce à ce lien, que je sois transporteur ou donneur d'ordres, je peux accéder directement aux disponibilités du site sur lequel je dois venir enlever ou livrer.
Sur le TMS Shiptify, 80% des RDV sont bookés en moins de 30 secondes !
En quelques clics et en moins de 30 secondes, je peux réserver le créneau de mon choix. Je reçois directement une confirmation complète par email.
Il existe quand même une vraie différence entre certains systèmes assez lourds à utiliser, et des systèmes nouvelle génération comme Shiptify, très simples et rapides d’utilisation.
Un des points très pratiques, c’est aussi que je peux retrouver dans une et une seule interface tous mes rendez-vous que j’ai booké sur les différents sites.
S’il existe des instructions particulières ou des documents spécifiques à fournir, tout cela m’est indiqué directement sur la page “Doctolib” de mon entrepôt. Je peux même les fournir directement en les chargeant en ligne.
La création du planning
Mon planning est alimenté directement par les prises de RDV faites en ligne. Si besoin, le transporteur peut replanifier ou annuler son rdv de manière très simple. Cela m’évite les no-shows, et les quais vides alors qu’on est en plein rush.
J’ai surtout une visibilité en temps réel sur les charges de travail heure par heure, ce qui me permet de planifier et organiser au mieux mes équipes. Un, cela évite les pics ou les creux. Deux, cela m’assure d’avoir des quais qui ne débordent pas.
Double gain de productivité : j'ai toujours le bon niveau de staffing, et jamais de quais surchargés
Un écran “Aéroport” (ou “SNCF” comme disent certains !) affiche comme à la gare les prochains camions à se présenter. C’est très pratique pour la cohésion d’équipe.
En parlant de cohésion d’équipe : le poste de garde a bien sûr aussi accès au planning en temps réel. Il peut confirmer l’arrivée sur site des conducteurs, et leur affecter un quai. Il peut même collecter à ce moment le numéro de téléphone du conducteur ce qui me permet par la suite de communiquer des instructions via SMS avec lui (et avec une traduction automatique dans toutes les langues !).
La gestion des camions
Les camions en retard sont automatiquement identifiés dans mon planning. Cela me permet de réceptionner les conducteurs dans l’ordre le plus juste pour chacun, et d’éviter les éventuels conflits.
J’ai même un écran que je peux diffuser dans la salle d’accueil conducteurs pour les informer de leur prochaine mise à quai.
Une fois le camion sur site, je peux enregistrer chaque étape en quelques clics : mise à quai, début et fin de chargement, sortie du site…
En cas de litige ou tout autre incident, je peux l’enregistrer à chaque étape en quelques clics depuis un ordinateur ou même un téléphone portable. Cela me permet de prendre des photos qui sont directement intégrées dans l’historique de mon rdv.
Cette fonction photo est très pratique aussi pour enregistrer tous les autres documents liés à cette livraison.
Très pratique la fonction photo pour stocker toutes les CMR en temps réel plutôt que de les scanner en fin de journée, voir de les stocker en papier !
Les indicateurs entrepôt
Avec toutes les données collectées automatiquement à chaque étape de mon RDV, je suis capable d’avoir des indicateurs dont j’ai toujours rêvé, et le tout automatiquement dans mon TMS, sans devoir gérer un nouveau fichier Excel !
Par fournisseur, par transporteur, par entrepôt, je peux avoir le taux de camions en retard, à l’heure ou en avance. Je connais mon taux de litiges et incidents. J’ai des éléments factuels pour mesurer mon activité réelle, sans aucun effort supplémentaire.
Tout cela me permet de fournir à mes équipes Appros, Achats, Qualité ou ADV de la vraie data pour alimenter des plans d’amélioration continue avec nos partenaires.
Implémenter un TMS pour la prise de RDV ?
La mise en place d’une solution de prise de rdv sur site logistique est un projet relativement simple : la plupart des mises en place se font en moins de 15 jours, et sans aucun frais de setup.
La première étape étant d’organiser un échange de 10 à 15min avec un de nos experts, ce qui vous permettra de valider la meilleure solution pour votre site logistique. Cliquez ici pour choisir le créneau de votre choix.
Ensuite un démonstration avec vos équipes opérationnelles permettra d’emmener et de motiver l’ensemble des équipes.
Les gains
Pour le Chargeur
✅ 40% à 80% de gains de productivité admin sur la saisie des demandes et comparaison des réponses.
✅ 15 à 25% d’économies constatées entre l’offre sélectionnée et la moyenne des autre offres.
✅ 20 à 50% de gains de réactivité (réponses plus rapides des transporteurs).
Pour le transporteur
✅ Taux de transformation en temps réel, par client.
✅ Plus de travail à blanc : je ne travaille que sur des demandes encore ouvertes.
✅ Taux de transformation en temps réel, par client.
Le mot de de la fin
Vous avez lu cet article jusqu’ici ? Je serai très curieux d’avoir votre avis sur le sujet ! N’hésitez pas à le partager sur les réseaux sociaux !
Si cela vous intéresse d’en savoir plus sur Shiptify, et de voir si nos solutions peuvent vous être utile, je vous propose d’en parler directement. Vous pouvez booker un rendez-vous avec un de nos experts en cliquant ici.
Et pour me donner votre avis, voici mon email : romain.bref@shiptify.com
.jpeg)
