Avec ou sans TMS : la demande de cotation

INTRODUCTION

Même si une grande partie des demandes de transport se fait en direct avec un transporteur, tous les chargeurs font à un moment ou à un autre appel à la demande de cotation.

Que ce soit les gros chargeurs, pour une livraison avec une destination ou un type de chargement exceptionnel, ou les plus petits chargeurs, qui n’ont pas accès à des tarifs négociés, la demande de cotation fait partie du quotidien des chargeurs et des transporteurs !

La demande de cotation sans TMS

Envoyer ma demande : SANS TMS

Le grand classique de la demande de cotation : le mail en copie cachée à l’ensemble des transporteurs consultés.

Et bien sûr, la petite coquille qui arrive de temps en temps : j’envoie ma demande en copie simple (non cachée), et tous mes transporteurs découvrent donc leurs confrères consultés ! Rien de grave en soi, mais jamais agréable. 🙂

Et le must, c'est quand l’un d’entre eux fait un « répondre à tous » avec son offre.

Une fois cette demande envoyée (en copie cachée), je réalise que j’ai oublié de mentionner un élément nécessaire à la cotation : le poids ou le volume, par exemple en maritime et aérien. 

Rebelote, je dois réenvoyer un mail en copie cachée à chacun de mes partenaires.

Tout cela me consomme du temps administratif, mais surtout me fait perdre en réactivité. Alors que je recherche le meilleur prix le plus rapidement possible.

Recevoir les réponses : SANS TMS

Les premières réponses de mes partenaires arrivent, assez classiquement par mail, parfois par WhatsApp ou SMS.

Le pire des retours étant bien sûr les devis fournis en pièce jointe PDF. Cela m’oblige à ouvrir mon mail, puis la pièce jointe, puis à trouver au milieu des multiples données, la donnée qui m’intéresse le plus : le prix ! 

Toutes ces réponses de cotation sont donc stockées dans ma boîte mail, au milieu de centaines d'autres mails non lus. Pour chacune de mes demandes de cotations, je dois tout avoir en tête :

🤪 Dois-je relancer mes transporteurs ?

🤪 Ai-je reçu 3 réponses comme notre process interne l’exige ?

🤪 Quelles sont mes cotations urgentes que je dois clôturer dans la journée ?

Comme certains de mes confrères, je devrai peut-être monter un fichier Excel qui me permettrait de stocker tout ça à chaque réponse reçue, et qui me permettrait en plus d’avoir un super historique.

Mais bon, c’est encore du temps de gestion, et pas sûr que ça me fasse vraiment gagner du temps, là maintenant tout de suite.

Comparer les réponses : SANS TMS

Ça y est, j’ai reçu les réponses de différents transporteurs. Pour du transport route, c’est plutôt facile : un seul coût complet à comparer. J’ai juste à rechercher les différentes réponses dans mes mails (en espérant ne pas avoir à ouvrir de PDF…) et à répondre à l’offre qui me plait le plus.

Je sais que certains de mes confrères prennent le temps d’envoyer une réponse négative aux transporteurs non sélectionnés. J’adorerai le faire, mais sincèrement, je n’ai pas le temps.

Pour le transport aérien et maritime, c’est plus compliqué : j’aime comprendre la substance de chaque offre, en entrant dans les détails de chaque pre-carriage, post-carriage, douanes… Et là, ça devient lourd. D’autant plus que chaque transitaire a sa propre manière de nommer les mêmes choses. 

Gérer mon historique : SANS TMS

Je n’ai aucune data pour construire des KPI : tout est stocké, mais perdu dans ma boite mail. 

Et comme vu précédemment, faire un fichier Excel pour tout compiler me ferait perdre beaucoup de temps au quotidien. 

La demande de cotation avec un TMS

Envoyer ma demande : AVEC TMS

Grâce à mon carnet d’adresse pré-enregistré, je remplis les adresses de départ et d’arrivée en 2-3 clics.

Une nouvelle adresse ? Pas de souci : grâce à Google Maps (intégré directement dans Shiptify), je trouve en quelques secondes mon adresse de livraison et peut aussi lui associer des instructions spécifiques si besoin (hayon, prise de RDV, etc.).

Pour la packing list, grâce à un formulaire ultra rapide et intelligent, je la remplis là aussi en quelques clics !

formulaire de demande de cotation du TMS Shiptify

Mais surtout, mon TMS va m’indiquer s’il manque des champs obligatoires (ex. le volume pour les cotation aériennes). Aucun risque d’aller-retour avec mes partenaires transporteurs à cause d’une donnée manquante. C'est un vrai gain de temps pour eux et… pour moi !

Je sélectionne ensuite la liste des transporteurs que je veux consulter. Grâce à mon historique, mon TMS me propose directement les transporteurs que j’ai l’habitude de consulter sur ce type de flux.

formulaire de demande de cotation du TMS Shiptify

Bien sûr, il ne s’agit que des transporteurs qui font partie de mon réseau et que j’ai préalablement configurés dans mon TMS.

Et pas de risque de mail envoyé à la mauvaise personne : chaque transporteur reçoit automatiquement son propre mail avec tous les détails de la demande de cotation. Il peut alors y répondre en cliquant sur un simple bouton et accéder à une page Web avec l’ensemble du dossier.

Pas de souci à vous faire, votre transporteur n’a même pas besoin d’être connecté à Shiptify, mais juste à Internet !

Et au fait, avec mon TMS, faire une demande de cotation de A à Z me prend en moyenne 40 à 60 secondes, pas plus !

Recevoir et comparer les réponses : AVEC TMS

Je reçois alors toutes les réponses dans un environnement centralisé où je peux comparer, d’un clin d’œil, les différentes offres : tarif complet ou détaillé, délai de livraison, et même une estimation des émissions CO2 par mode de transport !

Je peux même partager cet écran avec mes équipes commerciales ou ADV, s’il y a un choix à faire ensemble en fonction des préférences de notre client final.

Je n’ai alors qu’à cliquer sur le transporteur sélectionné pour lui confirmer la commande transport : il reçoit alors sa confirmation par mail automatiquement.

Les autres transporteurs sont eux aussi notifiés qu’ils n’ont pas été sélectionnés. Cela leur est très utile : ça leur permet de mesurer leur taux de transformation, mais surtout d'éviter de laisser certains transporteurs continuer à travailler sur ma demande, comme cela arrivait avant l'intégration du TMS.

Gérer mon historique : AVEC TMS

Toutes les réponses de mes demandes de cotation sont enregistrées, je peux donc y accéder très facilement. Cela me permet parfois d’éviter de demander des cotations à blanc lorsque mes collègues du commerce ont besoin d’une estimation pour réaliser leur devis.

Mais cela me permet surtout de comparer les offres actuelles aux offres passées.

Enfin, cela me permet d’avoir des KPIs supers intéressants : quels sont les transporteurs qui répondent le plus rapidement, ceux qui ne me répondent pas et ceux que je pourrai appeler pour comprendre pourquoi, mais aussi des prix moyens par zone géographique, etc.

Mon patron adore : je peux lui démontrer les économies réalisées, et aussi valider de nouveaux transporteurs que nous faisons ensuite rentrer dans notre panel de transporteurs réguliers.

Les gains

Les gains POUR LE CHARGEUR

✅ 40% à 80% de gains de productivité admin sur la saisie des demandes et comparaison des réponses

✅ 15 à 25% d’économies constatées entre l’offre sélectionnée et la moyenne des autres offres

✅ 20 à 50% de gains de réactivité (réponses plus rapides des transporteurs)

Les gains POUR LE TRANSPORTEUR

✅ Taux de transformation en temps réel, par client

✅ Plus de travail à blanc : je ne travaille que sur des demandes encore ouvertes

✅ Taux de transformation en temps réel, par client

Une mise en place en 30min

Saviez-vous que mettre en place le module de demande de cotation d'un TMS comme Shiptify peut se faire en 30 minutes top chrono ? Et que nos clients nous remontent un ROI en 1 à 2 mois ?

Si cela vous intéresse d’en savoir plus sur Shiptify, et de voir si nos solutions peuvent vous être utiles, je vous propose d’en parler directement. Vous pouvez booker un rendez-vous avec un de nos experts en cliquant ici.

Et pour me donner votre avis, voici mon email : romain.bref@shiptify.com