Avec ou sans TMS : la demande de cotation 2.0

L'enfer de la demande de cotation par mail en copie cachée

Le grand classique de la demande de cotation : le mail en copie cachée à l’ensemble des transporteurs consultés.

Et bien sûr, la petite coquille qui arrive de temps en temps : j’envoie ma demande en copie simple (non cachée), et tous mes transporteurs découvrent donc leurs confrères consultés.

Rien de grave en soi, mais jamais agréable. Et le must, c'est quand l’un d’entre eux fait un « répondre à tous » avec son offre.

Une fois cette demande envoyée (en copie cachée), je réalise que j’ai oublié de mentionner un élément nécessaire à la cotation : le poids ou le volume, par exemple en maritime et aérien. 

Rebelote, je dois ré-envoyer un mail en copie cachée à chacun de mes partenaires.

Tout cela me consomme du temps administratif, mais surtout me fait perdre en réactivité. Alors que je recherche le meilleur prix, et surtout... le plus rapidement possible !

✅  Avec un TMS

Grâce à mon carnet d’adresses pré-enregistré, je remplis les adresses de départ et d’arrivée en 2-3 clics.

 

Une nouvelle adresse ? Pas de souci : grâce à Google Maps (intégré directement dans Shiptify), je trouve en quelques secondes mon adresse de livraison et peut aussi lui associer des instructions spécifiques si besoin (hayon, prise de RDV, etc.).

 

Pour la packing list, grâce à un formulaire ultra rapide et intelligent, je la remplis là aussi en quelques clics !

Mais surtout, mon TMS va m’indiquer s’il manque des champs obligatoires (ex. le volume pour les cotation aériennes). Aucun risque d’aller-retour avec mes partenaires transporteurs à cause d’une donnée manquante. C'est un vrai gain de temps pour eux et… pour moi !

 

Je sélectionne ensuite la liste des transporteurs que je veux consulter. Grâce à mon historique, mon TMS me propose directement les transporteurs que j’ai l’habitude de consulter sur ce type de flux.

 

Bien sûr, il ne s’agit que des transporteurs qui font partie de mon réseau et que j’ai préalablement configurés dans mon TMS.

 

Et pas de risque de mail envoyé à la mauvaise personne : chaque transporteur reçoit automatiquement son propre mail avec tous les détails de la demande de cotation. Il peut alors y répondre en cliquant sur un simple bouton et accéder à une page Web avec l’ensemble du dossier.

 

Pas de souci à vous faire, votre transporteur n’a même pas besoin d’être connecté à Shiptify, mais juste à Internet !

 

Et au fait, avec mon TMS, faire une demande de cotation de A à Z me prend en moyenne 40 à 60 secondes, pas plus !

Comparer les réponses

Les premières réponses de mes partenaires arrivent, assez classiquement par mail, parfois par WhatsApp ou SMS.

Le pire des retours étant bien sûr les devis fournis en pièce jointe PDF. Cela m’oblige à ouvrir mon mail, puis la pièce jointe, puis à trouver au milieu des multiples données, la donnée qui m’intéresse le plus : le prix ! 

Toutes ces réponses de cotation sont donc stockées dans ma boîte mail, au milieu de centaines d'autres mails non lus. Pour chacune de mes demandes de cotations, je dois tout avoir en tête :

🤪 Dois-je relancer mes transporteurs ?

🤪 Ai-je reçu 3 réponses comme notre process interne l’exige ?

🤪 Quelles sont mes cotations urgentes que je dois clôturer dans la journée ?

Comme certains de mes confrères, je devrai peut-être monter un fichier Excel qui me permettrait de stocker tout ça à chaque réponse reçue, et qui me permettrait en plus d’avoir un super historique.

Vient maintenant le temps de comparer les réponses pour sélectionner la meilleure offre.

Pour du transport route, c’est plutôt facile : un seul coût complet à comparer. J’ai juste à rechercher les différentes réponses dans mes mails (en espérant ne pas avoir à ouvrir de PDF…) et à répondre à l’offre qui me plait le plus.

Je sais que certains de mes confrères prennent le temps d’envoyer une réponse négative aux transporteurs non sélectionnés. J’adorerai le faire, mais sincèrement, je n’ai pas le temps.

Pour le transport aérien et maritime, c’est plus compliqué : j’aime comprendre la substance de chaque offre, en entrant dans les détails de chaque leg : pre-carriage, post-carriage, douanes… Et là, ça devient lourd. D’autant plus que chaque transitaire a sa propre manière de nommer les mêmes choses.

Bref, une vraie galère !

✅  Avec un TMS

 

Je reçois alors toutes les réponses dans un environnement centralisé où je peux comparer, d’un clin d’œil, les différentes offres : tarif complet ou détaillé, délai de livraison, et même une estimation des émissions CO2 par mode de transport !

 

 

 

 

Je peux même partager ces cotations avec mes équipes commerciales ou ADV, s’il y a un choix à faire ensemble en fonction des préférences de notre client final.

 

Si besoin, je peux entrer dans le détail de chaque offre, et la comparer segment par segment pour bien maitriser la structure de mes coûts transports. je vois d'un clin d'oeil qui est le mieux-disant sur chaque segment, et qui est le plus rapide !

 

 

 

 

Je n’ai alors qu’à cliquer sur le transporteur sélectionné pour lui confirmer la commande transport : il reçoit alors sa confirmation par mail automatiquement.

 

Les autres transporteurs sont eux aussi notifiés qu’ils n’ont pas été sélectionnés. Cela leur est très utile : cela leur permet de mesurer leur taux de transformation, mais surtout d'éviter de laisser certains transporteurs continuer à travailler sur ma demande, comme cela arrivait avant l'intégration du TMS.

KPI et historique

Sans TMS, tout est bien stocké, mais perdu dans ma boite mail : je n’ai aucune data pour construire des KPI : 

Je pourrai faire un fichier Excel pour tout compiler, mais ouvertement cela me ferait perdre beaucoup de temps au quotidien.

Passer en mode digital : quel ROI ?

POUR LE CHARGEUR

🚀 Productivité : 40% à 80% de gains de productivité admin sur la saisie des demandes et comparaison des réponses

🚀 Coûts transport : 15 à 25% d’économies constatées entre l’offre sélectionnée et la moyenne des autres offres

🚀 Réactivité : 20 à 50% de gains de réactivité 

🚀 Compliance : 100% de traçabilité sur le processus de sélection des transporteurs

POUR LE TRANSPORTEUR

🚀 Compétitivité : Taux de transformation en temps réel, par client

🚀 Productivité : Plus de travail à blanc : je ne travaille que sur des demandes encore ouvertes

🚀 Productivité : Espace de cotation centralisé pour les demandes de tous mes clients

Comment passer en mode digital ?

Si vous faites des demandes de cotations par mail, le tout en copie cachée, alors la mise en place de la cotation digitale va être extrêmement rapide.

C'est d'ailleurs un module tellement simple et rapide à mettre en place que le ROI est souvent immédiat. Généralement, 30 minutes suffisent pour paramétrer votre compte et réaliser votre première demande !

Les infos nécessaires pour le démarrage sont :

✅ La liste de vos types de support (Palettes, Cartons, Big bags...)

✅ Les mails de vos transporteurs

✅ La ou les adresses de vos sites réguliers d'expédition 

Vous pourrez bien sûr être guidé par un de nos chefs de projet pour vous accompagner dans vos premiers pas si vous le souhaitez.

Et pour me donner votre avis, voici mon email : romain.bref@shiptify.com