Seguro que ya sabes lo que es coger citas para los transportistas en el almacén. Entre las llamadas interminables y los largos intercambios de correos electrónicos, la gestión de la logística puede convertirse rápidamente en una verdadera pesadilla. Afortunadamente, ¡las cosas están cambiando! La llegada de herramientas digitales que simplifican todo este proceso está operando una verdadera revolución en el sector.
Con tan solo unos clics, puedes reservar los horarios que más te convengan de manera rápida y centralizada. ¿Quieres descubrir cómo estas herramientas pueden facilitar tu trabajo y optimizar la eficacia de tus operaciones logísticas? ¡Pues aquí te lo explicamos!
La toma de citas para los transportistas
Hasta ahora, el método clásico para coger una cita para una entrega o recogida era llamar por teléfono al almacén o enviar un correo electrónico. Aunque también era posible, aunque parezca increíble, ¡que hubiera que hacerlo por fax!
Hay que tener en cuenta que solo entre el 20 y el 30 % de las citas son tomadas por el cliente principal, que luego las transmite a sus transportistas. La gran mayoría de las citas las toman directamente los transportistas, lo que es positivo para ellos, ya que les permite optimizar su ruta y planificar mejor el trabajo de los conductores.
Sin embargo, hay que ser realistas: a la mayoría de los transportistas no les gusta gestionar las citas, cosa que comprendemos perfectamente.
Si es por teléfono, la línea suele estar ocupada o tienen que esperar. Peor aún, los equipos administrativos del cliente al que deben entregar pueden haber terminado ya su jornada laboral, y tendrán que volver a llamarlos al día siguiente. Sin embargo, la ventaja del teléfono es que al menos reciben una confirmación en directo.
Hacerlo por correo electrónico suele ser más práctico, ya que pueden hacer su solicitud en cualquier momento del día.
En cambio, en este caso, tienen que esperar una confirmación e incluso a veces hacer un seguimiento, lo que les obliga a controlar permanentemente sus solicitudes en curso.
La creación de un planning
- Opción 1: no tengo sistema de toma de citas
Para algunos almacenes con tránsito reducido, que los camiones se presenten cuando quieran no supone un problema.
En cambio, para la mayoría de los almacenes, esto genera un aumento de la actividad en momentos puntuales para el que hay que tener personal. En cambio, este personal estará de más en otros momentos. En resumen, o tienen demasiados camiones en espera o tienen demasiado personal inactivo.
Estas situaciones, sobre todo cuando hay demasiados camiones en espera, generan tensiones entre los equipos de almacén y los conductores, pero también entre los propios equipos, ya que los muelles de carga están saturados, lo que impide que todos puedan llevar a cabo su trabajo de forma correcta.
Muchos almacenes sufren a menudo de estas situaciones, tanto que algunos transportistas incluso se niegan a cargar y descargar allí.
- Opción 2: ya tengo un sistema de toma de citas
Supongamos que ya tienes una persona que se dedica a gestionar las llamadas telefónicas o los correos electrónicos de solicitud de citas. Un trabajo bastante estresante, ya que no es fácil tener que rechazar una solicitud ni gestionar las múltiples llamadas que a menudo llegan al mismo tiempo.
El método clásico consiste en registrar cada solicitud de cita en un archivo Excel o en una planificación de Outlook, lo que permite distribuir la carga de trabajo en los muelles. Cada mañana hay que imprimir esta planificación y compartirla con los equipos de almacén.
Esto quiere decir que una vez que se ha imprimido el planning ya no se puede cambiar. Tenemos que usar de nuevo el teléfono para actualizarlo con las informaciones de último minuto.
La gestión de los camiones
En general, cuando los equipos trabajan con un archivo Excel impreso, actualizándolo a medida que avanza el día, es difícil compartir la información entre ellos, ya que todo se hace de manera oral.
Además, al final del día, no hay ningún indicador o KPI sobre el número de camiones recibidos o retrasados, ya que no tenemos tiempo para recopilar toda esa información.
Hacer un archivo Excel a diario para compilar toda la información sería lo ideal, pero esto lleva mucho tiempo, ¡y la prioridad es la gestión de los muelles!
Los indicadores del almacén
Sin Shiptidock, organizar todos los datos recogidos puede ser un verdadero rompecabezas, ya que es fácil que se acumulen y que al cabo de un momento estés completamente perdido/a. Esto no solo te hace perder tiempo, sino que además impide que lleves a cabo un seguimiento preciso que mejore o garantice tu eficacia.
Implementar Shiptidock : las cifras (ROI) hablan por sí mismas
PARA EL CARGADOR
✅ 40 % a 80 % de ganancia en productividad administrativa en la gestión de las solicitudes y en la comparación de las respuestas.
✅ 15 % a 25 % de ahorro entre la oferta seleccionada y el promedio de otras ofertas.
✅ 20 % a 50 % de mejora en la reactividad (respuestas más rápidas de los transportistas).
PARA EL TRANSPORTISTA
✅Aumento de la competitividad: mejor tasa de conversión en tiempo real por cliente.
✅ Aumento de la productividad: no más trabajo en vano, solo trabajo en solicitudes que aún estén abiertas.
✅ Mayor eficacia: espacio de cotización centralizado para las solicitudes de todos los clientes.
¿Cómo dar el paso hacia lo digital?
La instalación de una herramienta de toma de citas en un centro logístico es un proyecto relativamente sencillo: la mayoría de las implementaciones se realizan en menos de 15 días y sin ningún coste de configuración.
El primer paso es organizar una conversación de 10 a 15 minutos con uno de nuestros expertos, lo que os permitirá establecer la mejor solución para tu centro logístico. Haz clic aquí para elegir el horario que prefieras.
Después, una demostración a tus equipos operativos te permitirá involucrar y motivar a todo el personal.
Para terminar
Si has leído este artículo hasta el final, nos gustaría conocer tu opinión sobre el tema.
¡No dudes en compartirlo en las redes sociales!
¿Gestionas a diario las entradas y salidas de tus almacenes? ¿Vives las situaciones y los problemas descritos en el artículo?
Empieza a trabajar desde mañana mismo con tu propia herramienta de programación de citas:
✅ Puesta en marcha en 30 minutos
✅ Fácil de usar
✅ No requiere tarjeta de crédito
