Los software TMS (Sistemas de Gestión de Transporte) se están consolidando como un estándar esencial para todas las empresas que necesitan gestionar eficientemente los flujos de transporte.
Sin embargo, durante años muchas empresas operaron con éxito sin contar con este tipo de software. Entonces, ¿por qué es crucial hoy en día para una empresa implementar un TMS y no dejarlo de lado?
Falta de visibilidad sobre las operaciones de transporte
El 95% de las empresas que no utilizan un TMS gestionan su transporte mediante intercambios de correos electrónicos con los transportistas.
Esto hace que centralizar la información sobre las múltiples entregas y compartir su estado, tanto internamente con los departamentos involucrados como externamente con los clientes, sea un verdadero desafío.
Algunas empresas recurren a archivos de Excel para el seguimiento, pero mantenerlos actualizados resulta complicado y consume mucho tiempo. Como consecuencia, los equipos de transporte y atención al cliente se ven obligados a responder constantemente a consultas sobre el estado de los pedidos, lo que genera ineficiencias y retrasa la toma de decisiones.
Una atención al cliente más reactiva que proactiva
Es común que las empresas descubran un incidente o retraso en las entregas a través de sus propios clientes finales. En ese momento, ya es demasiado tarde para actuar de manera proactiva y tomar medidas antes de que el problema se agrave.
Este desafío se intensifica en la era del comercio electrónico, donde incluso la más mínima entrega B2C requiere un seguimiento ultra preciso.
En el ámbito del transporte, suele decirse:
"¡Sin noticias, son buenas noticias!"
Un presupuesto de transporte difícil de gestionar
Más allá del seguimiento diario, surge también el reto de gestionar la contratación de transporte. La mayoría de las empresas conocen bien cuánto gastan en transporte, pero no tienen visibilidad sobre la cantidad de transportes realizados, la distancia recorrida o el índice de ocupación promedio.
En resumen, mientras los gastos aumentan año tras año, sin un TMS es muy difícil determinar si estos son justificados, lo que complica la planificación de presupuestos futuros.
Además, controlar las facturas de transporte resulta complejo, ya que no cuentan con las herramientas adecuadas para hacerlo de manera eficiente.
Ausencia de datos y KPIs confiables.
A pesar de que el transporte juega un papel cada vez más crucial, tanto desde el punto de vista presupuestario como en la calidad del servicio percibido por los clientes, la empresa dispone de pocos datos objetivos sobre la calidad del servicio proporcionado por cada uno de sus transportistas.
Cada transportista presenta sus propios indicadores, con sus propias reglas de cálculo, lo que hace francamente imposible verificar su relevancia y, aún más, compararlos con los de otros transportistas.
Para lanzar una licitación, la empresa depende de sus transportistas para obtener el historial de los envíos. Sin embargo, cada uno me lo envía en su propio formato, lo que obliga a realizar un trabajo de consolidación manual.
Otra razón más para evitar lanzar una licitación...
Tareas administrativas repetitivas y laboriosas.
Como se mencionaba, el 95% de las empresas que no utilizan un TMS organizan su transporte mediante intercambios de correos electrónicos y centralizan sus datos en archivos Excel, que luego comparten con los diferentes departamentos involucrados: Administración de Ventas, Almacén, Finanzas, Comercial, Aprovisionamientos, entre otros.
Esto conlleva una gran carga de tareas administrativas y consume mucho tiempo en la búsqueda de datos, lo que afecta la eficiencia diaria de los equipos.
Más allá de los problemas de productividad que esto genera, también da lugar a falta de reactividad y retrasos en las respuestas, aspectos cruciales cuando se trata de atender a los clientes de manera eficaz.
Ausencia de medición de las emisiones de CO2.
Cuando no se tiene visibilidad sobre la cantidad de transportes organizados, los pallets transportados o los kilómetros recorridos en promedio, resulta casi imposible medir las emisiones de CO2 asociadas a estas operaciones.
Sin embargo, el transporte es uno de los principales factores generadores de emisiones de CO2 en una empresa industrial o distribuidora. Además, las obligaciones legales relacionadas con el control y la medición de estas emisiones están evolucionando rápidamente.
Optimizar y compartir los flujos de transporte.
La optimización y compartición de los flujos de transporte es una palanca clave para reducir tanto la huella de carbono como el presupuesto de transporte.
Sin embargo, la empresa enfrenta grandes dificultades para iniciar este proceso por diversas razones:
- Los datos no están necesariamente centralizados.
- No dispone de las herramientas necesarias para automatizar este proceso a gran escala.
- El ritmo de las operaciones diarias no deja tiempo suficiente para llevar a cabo estas tareas.
Desafíos en el proceso de contratación.
Los equipos logísticos están cada vez más bajo presión: los plazos se acortan, las regulaciones se vuelven más complejas, las exigencias de los clientes aumentan, y, sin embargo, las herramientas siguen siendo las mismas de hace 20 años.
Los equipos logísticos merecen contar con herramientas que estén a la altura de los objetivos de rendimiento y calidad cada vez más ambiciosos que se les asignan.
Por otro lado, la contratación de jóvenes talentos, especialmente los "nativos digitales", se ha vuelto más complicada. Estos nuevos colegas han crecido con un teléfono móvil en mano, y para ellos, pedir un taxi o recibir una comida a domicilio se hace con solo 2-3 clics desde el sofá.
Será difícil retener a estos recursos si deben trabajar a diario con herramientas anticuadas como Outlook y Excel. Ofrecerles herramientas de trabajo eficaces y agradables se convertirá en un requisito imprescindible para construir equipos logísticos de alto rendimiento y darles un propósito claro en su trabajo.
Ausencia de conexión API/EDI con los socios
La empresa desearía poder conectar a sus transportistas con su ERP. Esto permitiría, por ejemplo, recibir actualizaciones de seguimiento en tiempo real y conocer el estado de entrega de cada pedido.
Sin embargo, esto es complicado por varias razones:
- En primer lugar, los equipos de TI ya están desbordados con proyectos prioritarios.
- Es poco frecuente que la empresa tenga contratos a largo plazo con sus transportistas, lo que genera incertidumbre sobre la continuidad de las conexiones a medida que pasan los años. Esto retrasa los proyectos de integración con los transportistas.
- Y siendo sinceros, aunque la empresa está dispuesta a invertir recursos financieros y tecnológicos, sus transportistas no siempre están listos para iniciar este tipo de proyectos (por las mismas razones mencionadas anteriormente).
En resumen, al igual que el 90% de las empresas, la empresa trabaja con varios transportistas y no cuenta con conexiones EDI/API con ellos, lo que obliga a gestionar todo a través de intercambios de correos electrónicos y archivos Excel.
Implementar el TMS : las cifras (ROI) hablan por sí mismas
PARA EL CARGADOR
🚀 Productividad: Entre un 40% y un 80% más de productividad administrativa al registrar solicitudes y comparar respuestas.
🚀 Gastos de transporte: Ahorro de entre un 15% y un 25% en comparación con la oferta seleccionada frente a la media de las demás ofertas.
🚀 Reactividad: Aumento de la reactividad entre un 20% y un 50%.
🚀 Conformidad: Trazabilidad del 100% en el proceso de selección de transportistas.
PARA EL TRANSPORTISTA
🚀 Competitividad: Tasa de conversión por cliente en tiempo real
🚀 Productividad: Se acabó el trabajo innecesario: ahora solo se trabaja en las solicitudes que siguen abiertas.
🚀 Productividad: Espacio centralizado de presupuestos para todas las solicitudes de los clientes.
¿Cómo implementar un TMS ?
¿Sabía que la implementación de un TMS es, para muchas empresas, un proyecto relativamente simple y rápido? La mayoría de las implementaciones se completan en menos de 15 días y sin ningún costo de configuración.
Para empresas con necesidades más avanzadas o con organizaciones internacionales, este tipo de proyecto puede extenderse de 6 a 12 meses.
El primer paso es organizar una conversación de 15 a 30 minutos con uno de los expertos de la empresa, lo que permitirá identificar la mejor solución para su organización.
Si está interesado en saber más sobre Shiptify y explorar si nuestras soluciones pueden serle útiles, le invitamos a hablar directamente. Puede reservar una cita con uno de nuestros expertos aquí.
Y para darme su opinión, aquí está mi correo electrónico: sandrine@shiptify.co
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